Kundenverwaltung & CRM

Das CRM-Modul dient der zentralen Pflege aller Kundendaten. Es stellt sicher, dass alle Rechnungs- und Baustellenadressen für die Einsatzplanung und Rechnungsstellung korrekt hinterlegt sind.

1. Kunden anlegen

Unter dem Menüpunkt Kunden verwaltest du deine Auftraggeber:

Klicke oben rechts auf Kunde hinzufügen.
Wähle aus, ob es sich um einen Privatkunden oder einen Geschäftskunden handelt.
Gib die Rechnungsadresse und die Kontaktdaten ein.
Klicke auf Speichern.

2. Ansprechpartner (Kontakte) verwalten

Besonders bei Geschäftskunden gibt es oft mehrere Ansprechpartner (z. B. Hausverwalter, Mieter, Buchhaltung):

Öffne das Profil eines Kunden und scrolle zum Bereich Ansprechpartner.
Klicke auf Kontakt hinzufügen.
Hinterlege Name, Abteilung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
Du kannst festlegen, wer der Hauptansprechpartner für Angebote und wer für die Terminabsprache vor Ort zuständig ist.

3. Standorte zuordnen (Baustellen vs. Rechnungsadresse)

Ein Kunde kann eine zentrale Rechnungsadresse besitzen, aber mehrere unterschiedliche Einsatzorte (z. B. Wohnungsbaugesellschaften mit vielen Mietobjekten):

Gehe im Kundenprofil auf den Reiter Standorte.
Klicke auf Einsatzort hinzufügen.
Gib die genaue Adresse des Objekts ein (z. B. “Musterstraße 12, 1. OG links”).
Auswirkung in der Praxis: Wenn ein Disponent später einen neuen Auftrag (Job) für diesen Kunden anlegt, kann er gezielt aus der Liste der hinterlegten Einsatzorte wählen. Der Techniker fährt somit automatisch zur richtigen Baustelle, während die Rechnung an die Hauptadresse des Kunden geschickt wird.
Mehrere Einheiten / Wohnanlagen: Bei größeren Komplexen oder Hausverwaltungen empfiehlt sich die Nutzung des Zusatzmoduls Liegenschaften, um übergeordnete Liegenschaften anzulegen und einzelne Wohneinheiten oder Gewerbeflächen gebündelt zuzuordnen.

4. Kundenhistorie einsehen

Um schnell Auskunft über vergangene Vorgänge geben zu können:

Öffne die Detailseite des Kunden.
Im Dashboard des Kunden siehst du chronologisch:
- Alle jemals erstellten Angebote (inklusive Status wie Entwurf, Verschickt, Freigegeben).
- Alle Jobs und Serviceeinsätze inklusive der Technikerberichte.
- Den aktuellen Kontostand (offene Posten).

Hintergrundprozess: Stammdaten-Synchronisierung

Wenn du die Rechnungsadresse oder Kontaktdaten eines Kunden änderst, werden diese im Hintergrund für zukünftige Angebote und Jobs übernommen. Bereits finalisierte und unterschriebene Angebote bleiben aus rechtlichen Gründen unverändert und behalten den historischen Datenstand.

5. Altdaten-Import von Kundenbeständen

Bestehende Kundendaten aus Fremdsystemen (wie bestehender Branchensoftware, ERP-Lösungen oder individuellen Excel-/CSV-Listen) können schnell und fehlersicher importiert werden:

Klicke in der Kunden-Übersicht oben rechts auf die Schaltfläche Importieren (erfordert die Berechtigung crm:edit oder Admin-Rechte).
Lade deine .xlsx- oder .csv-Datei hoch und nutze die automatische Spaltenzuordnung.
Vor dem eigentlichen Import prüft das System Duplikate anhand von Kundennummer, Firmenname und E-Mail-Adresse.
Ausführliche Details zum Ablauf und zur Fehlerprüfung findest du im Leitfaden Daten-Import & Altdaten-Migration.