Einsatzplanung & Aufträge

Das Modul Einsatzplanung & Aufträge ist die zentrale Arbeitsvorbereitung für Disponenten, Projektleiter und Meister. Hier werden neue Aufträge angelegt, kalkuliert, mit Unterlagen und Materialien bestückt und im visuellen Dispatch-Board den passenden Monteuren zugewiesen.

1. Das visuelle Dispatch-Board

Unter dem Menüpunkt Dispatcher behält das Büroteam die Auslastung aller Mitarbeiter und Teams im Blick:

Die Zeitleiste (Mitte):
- Kalender-Raster, in dem jeder Techniker eine eigene Zeile besitzt.
- Geplante Aufträge werden als farbige Blöcke mit Kundenname, Auftragsnummer und Zeitfenster visualisiert.
Externe Fachkräfte & Leiharbeiter (AÜ):
- Über das Partnernetzwerk entliehene Fachkräfte erscheinen automatisch mit einem blauen AÜ-Badge in der Plantafel.
- Zuweisungen werden automatisch gegen den vereinbarten Überlassungszeitraum geprüft; Termine außerhalb des Zeitraums werden serverseitig abgewiesen (siehe Leitfaden Leiharbeit & Zeitarbeit (AÜG)).
Unverplante Aufträge (Rechte Sidebar):
- Liste aller offenen Aufträge, die noch keinem Techniker oder Termin zugeordnet wurden.
Filter & Teams:
- Schnelles Filtern nach Fachabteilungen (z. B. Elektro, Sanitär, Kundendienst) oder hinterlegten Mitarbeiter-Skills.

Zuweisung per Drag & Drop

Wählen Sie einen Auftrag aus der Sidebar der unverplanten Aufträge.
Ziehen Sie den Block per Drag & Drop in die Zeile des gewünschten Monteurs und auf die gewünschte Startzeit.
Echtzeit-Synchronisation: Die Zuweisung wird sofort in der Datenbank gespeichert. Der Techniker erhält eine Benachrichtigung und findet den Einsatz sofort in seiner mobilen App hwr.mobile mit verbindlichem Geplantem Termin.

Abwesenheiten & Terminkonflikte

Bei genehmigtem Urlaub oder Krankmeldungen wird der Zeitraum des Mitarbeiters im Dispatch-Board automatisch gesperrt.
Bei drohenden Überschneidungen warnt das System vor Terminkonflikten.

2. Die moderne Auftrags-Detailansicht

In der Detailansicht eines Auftrags (Aufträge -> [Auftrag öffnen]) laufen alle Fäden eines Projekts zusammen:

Strukturierte Anordnung der Arbeitsdaten

Adaptive Auftragsbeschreibung (DescriptionEditor):
- Im Leerzustand bleibt die Karte schlank als kompakte, gestrichelte Zeile und nimmt keinen unnötigen Platz ein.
- Bei Klick oder vorhandenem Text entfaltet sich die vollständige Bearbeitungsmaske.
Integrierte Spracheingabe (DictationTextarea):
- Disponenten können Arbeitsanweisungen freihändig per Mikrofon diktieren.
- Gesprochene deutsche Satzzeichen („Punkt“, „Komma“, „neue Zeile“) werden live in echte Satzzeichen umgewandelt.
Kunden- & Einsatzort-Verknüpfung: Direkter Absprung in die CRM-Kundenakte oder die Anlage mit Wartungshistorie.
Redundanzfreie Zeiterfassung & Team-Disposition (JobTimesBox):
- Klare, visuell getrennte Erfassung von festen Einsatzteams und individuellen Spezialisten bzw. Bauleitern.
- Mitarbeiter, die bereits einem aktiven Team angehören, werden automatisch dedupliziert und erscheinen nicht doppelt in der Auswahlliste.

3. Dokumentenmanagement: Die JobAttachmentsBox

Für Baupläne, Schadensfotos, Angebote und Genehmigungen steht die spezialisierte JobAttachmentsBox bereit:

Thumbnail-Galerie:
- Bilddateien (JPG, PNG, HEIC) werden als übersichtliche Miniaturbilder dargestellt.
- Dokumente (PDF, Pläne) erhalten vordefinierte Dokument-Badges mit Dateigröße.
Integrierter Bildeditor (ImageEditor):
- Bilder können direkt im Browser per Klick auf Bearbeiten geöffnet werden.
- Funktionen: Zuschneiden (Crop), Drehen (Rotate), Markierungen und Hinweispfeile einzeichnen.
- Nach dem Speichern wird die markierte Version direkt am Auftrag aktualisiert.
Inline-Umbenennen & Aktionen:
- Dateinamen können direkt in der Liste ohne Neuklick geändert werden.
- Schreibgeschützte, signierte Cloud-URLs sichern den Zugriff vor unbefugtem Auslesen.

4. Materialplanung & Verfügbarkeitsprüfung

Vor Beginn der handwerklichen Arbeiten sichert die Materialplanung den reibungslosen Ablauf:

Artikel aus dem Firmenkatalog planen:
- Fügen Sie benötigte Materialien, Baugruppen oder Werkzeuge zur Packliste des Auftrags hinzu.
Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfung:
- Das System vergleicht den Bedarf sofort mit dem Quelllager: Verfügbar = Physischer Bestand - Reserviert
Fehlmengen-Bestellung mit 1 Klick:
- Fehlt Material im Lager, weist das System die Fehlmenge aus.
- Über Fehlmenge bestellen kann der Artikel sofort in den Tages-Sammelkorb für den Großhändler übernommen werden (siehe Leitfaden Einkauf & Bestellwesen).
Bereitstellung für die Baustelle:
- Das geplante Material erscheint am Montagetag automatisch in der mobilen Tages-Packliste des Monteurs zur Fahrzeugbeladung.

5. B2B-Auftragsweitergabe & Nachtragsmanagement

Reichen die eigenen Kapazitäten nicht aus oder wird ein Spezialgewerk benötigt, kann der Auftrag direkt aus der Seitenleiste an ein verknüpftes Partnerunternehmen übergeben werden:

Medienbruchfreie Übergabe:
- Übertragung von Einsatztermin, Dauer, Einsatzort und Anschrift.
- Automatische Spiegelung von Kundenanlagen (job_assets), Checklisten und Vor-Ort-Ansprechpartnern.
- Bereitstellung von Beistellmaterialien als strukturierte Montageliste ohne betriebsinterne Einkaufspreise.
Nachtrags- & Mehraufwandsmanagement:
- Stellt der Nachunternehmer vor Ort Mehrarbeit fest, reicht er diese digital mit Stunden, Stundensatz und Material ein.
- Der Hauptauftraggeber prüft die Anfrage direkt im Auftrag und autorisiert den Mehraufwand per 1-Klick-Freigabe, wodurch das vereinbarte Budget oder der Pauschalpreis in der Datenbank automatisch angepasst wird.
- Ausführliche Details zum Kooperationsablauf finden Sie im Leitfaden Partnernetzwerk (B2B).