Organisation & Teams

In diesem Modul legst du die administrative Struktur deines Betriebs fest. Eine saubere Konfiguration ist Voraussetzung für die korrekte Zeitberechnung und die Einsatzplanung.

1. Standorte & Filialen verwalten

Unter Einstellungen -> Standorte oder direkt über das Menü Standorte verwaltest du alle Betriebsstätten und Liegenschaften:

Klicke auf Standort hinzufügen (oder unter Organisation -> Filialen -> Neue Filiale).
Wähle den Typ aus:
- Interner Standort (HQ / Filiale): Eure eigenen Betriebsgebäude, Werkstätten, Büros oder Zentrallager.
- Kundenstandort: Externe Einsatzorte eurer Kunden (erleichtert die spätere Einsatzplanung und Anfahrt).
Interner Zuständiger (Verantwortlicher Mitarbeiter):
- Bei internen Standorten und Filialen kann direkt über ein durchsuchbares Dropdown der verantwortliche Mitarbeiter zugewiesen werden.
- Der Zuständige dient als Ansprechpartner für das Gebäude sowie für die dort angesiedelten Lager.
Adresse & Geocodierung:
- Gib Straße, Hausnummer, PLZ und Ort ein. Die Geodaten werden im Hintergrund automatisch ermittelt, um präzise Routenberechnungen im Dispatcher zu ermöglichen.
Mehrere Lager pro Standort:
- An einem Standort können beliebig viele Einzellager (z. B. Hauptlager, Werkstatt, Gefahrstofflager) angelegt werden. Im kaufmännischen Lagerwert- & Bilanzbericht lässt sich der Gesamtlagerwert auf Wunsch pro Standort aggregieren.

2. Teams erstellen

Teams bündeln Mitarbeiter gleicher Fachrichtungen oder Regionen:

Navigiere zu Organisation -> Teams.
Klicke auf Team erstellen.
Vergib einen Namen (z. B. “Heizung & Sanitär Nord”) und weise optional einen Teamleiter zu.
Klicke auf Speichern.

3. Skills (Fähigkeiten) verwalten

Skills helfen dir dabei, bei der Auftragsplanung den passenden Mitarbeiter zu finden:

Gehe zu Organisation -> Skills.
Erstelle neue Qualifikationen (z. B. “Elektrofachkraft”, “Schweißerschein”, “IDS-Großhandel”).
Diese Skills können danach in den Mitarbeiter-Profilen hinterlegt werden.

4. Mitarbeiter anlegen & Rollen vergeben

Mitarbeiterkonten steuern den Zugriff auf die Web- und Mobile-App:

Navigiere zu Organisation -> Mitarbeiter.
Klicke oben rechts auf Mitarbeiter hinzufügen.
Fülle die Pflichtfelder (Name, E-Mail) aus und weise das passende Team und die Skills zu.
Wähle die Systemrolle:
- Superadmin / Admin: Vollzugriff auf Finanzen, Abos, RLS-Sicherheitsrichtlinien und alle Einstellungen.
- Disponent (Büro): Kann Kunden, Angebote und das Dispatch-Board bearbeiten. Hat keinen Zugriff auf System-Abos.
- Techniker: Hat Zugriff auf die mobile App für seine zugewiesenen Jobs.

5. Wochenpläne & Soll-Arbeitszeiten

Jeder Mitarbeiter benötigt einen Wochenarbeitszeitplan, damit Soll/Ist-Vergleiche funktionieren:

Öffne das Profil des Mitarbeiters über die Mitarbeiterliste.
Klicke auf den Reiter Wochenplan (oder nutze das globale Menü).
Weise ein Wochenplan-Modell zu (z. B. “40 Std. Standard mit 45 min Pause”).
Trage die täglichen Soll-Arbeitszeiten ein (z. B. Montag bis Donnerstag 08:00 - 17:00 Uhr, Freitag 08:00 - 14:00 Uhr).

Hintergrundprozess: Wie Wochenpläne im Hintergrund arbeiten

Soll-Zeiten-Berechnung: Das System berechnet jede Nacht automatisch die Soll-Arbeitszeiten für die kommenden Tage basierend auf dem hinterlegten Plan.
Feiertags- & Urlaubsabgleich: Feiertage und genehmigte Urlaubstage werden automatisch mit dem Wochenplan abgeglichen. Das System reduziert an diesen Tagen die Soll-Arbeitszeit auf 0 Stunden, damit dem Mitarbeiter keine Minusstunden entstehen.

6. Berechtigungen (Rollen & Permissions)

Unter Organisation -> Rollen & Rechte können beliebig viele eigene Rollen (z. B. Bauleiter, Planer, Meister, Monteur) angelegt und mit modularen Rechten ausgestattet werden.

Mobile App-Rechte (Abschnitt APP)

Über den Abschnitt APP steuerst du rollengenau funktionale Freigaben für die mobile Außendienst-App:

Preise einsehen & kalkulieren (app:view_prices): Schaltet die Ansicht von Einkaufs- und Verkaufspreisen im mobilen Artikelkatalog, den Artikeldetails sowie bei der Artikelschnellanlage frei. Rollen ohne dieses Recht (z. B. reine Techniker oder Monteure) sehen keine Preise, während Planer und Bauleiter vor Ort kalkulieren können.
Artikeldetails bearbeiten (app:edit_articles): Erlaubt das Bearbeiten von bestehenden Artikeldetails (Name, Hersteller, Barcodes, Einheiten, Notizen, Bilder) in der mobilen App. Rollen ohne dieses Recht sehen die Bearbeiten-Schaltflächen nicht und haben im Formular nur Lesezugriff.

Papierkorb- & Systemrechte (Abschnitt ADMINISTRATION)

Über die Administrations-Rechte steuerst du den Zugriff auf sensible System- und Löschfunktionen:

Papierkorb einsehen (trash:view): Erlaubt den Aufruf des zentralen Papierkorbs und das Wiederherstellen gelöschter Datensätze (z. B. Aufträge, Kunden, Artikel, Lager).
Papierkorb leeren / Hard-Delete (trash:delete): Erlaubt das unwiderrufliche physische Löschen von Datensätzen aus der Datenbank und das vollständige Leeren des Papierkorbs. Siehe auch den Leitfaden Papierkorb & Datenverwaltung.

Die folgende Tabelle zeigt alle im System registrierten Berechtigungen, die Gruppen zugewiesen werden können. Diese Tabelle wird automatisch aus den Datenbank-Migrationen synchronisiert:

Bereich	Berechtigung	Beschreibung
`admin:`	`admin:settings`	Kann Organisationseinstellungen verwalten
`admin:`	`admin:templates`	Kann Dokumenten-Vorlagen bearbeiten und erstellen
`admin:`	`admin:templates_approve`	Kann Dokumenten-Vorlagen freigeben / aktivieren
`admin:`	`admin:users`	Kann Benutzer und Gruppen verwalten
`app:`	`app:edit_articles`	Kann Artikeldetails in der mobilen App bearbeiten
`app:`	`app:view_prices`	Kann Materialpreise in der mobilen App einsehen & kalkulieren
`crm:`	`crm:delete`	Kann Kunden löschen
`crm:`	`crm:edit`	Kann Kunden und Einsatzorte bearbeiten/erstellen
`crm:`	`crm:view`	Kann Kunden und Einsatzorte ansehen
`finance:`	`finance:bank_sync`	Kann Bankumsätze synchronisieren
`finance:`	`finance:edit`	Kann Rechnungen erstellen
`finance:`	`finance:view`	Kann Rechnungen und Finanzen einsehen
`hr:`	`hr:approve_absences`	Kann Urlaubsanträge genehmigen
`hr:`	`hr:approve_times`	Kann Zeiterfassungs-Korrekturen genehmigen oder ablehnen
`hr:`	`hr:edit_contracts`	Kann Arbeitsverträge verwalten
`hr:`	`hr:edit_profiles`	Kann Mitarbeiterprofile (Qualifikationen, Verfügbarkeit) bearbeiten
`hr:`	`hr:view_all`	Kann HR-Daten aller Mitarbeiter einsehen
`hr:`	`hr:view_reports`	Kann Monatsberichte aller Mitarbeiter einsehen und exportieren
`hr:`	`hr:view_self`	Kann eigene HR-Daten einsehen
`inventory:`	`inventory:edit`	Kann Bestände buchen
`inventory:`	`inventory:stocktake`	Kann Inventuren durchführen und Bestände anpassen
`inventory:`	`inventory:view`	Kann Lagerbestand einsehen
`jobs:`	`jobs:assign`	Kann Aufträge an Techniker zuweisen
`jobs:`	`jobs:edit`	Kann Aufträge erstellen und bearbeiten
`jobs:`	`jobs:view`	Kann Aufträge einsehen
`keys:`	`keys:issue`	Kann Schlüssel an Mitarbeiter/Fremdfirmen ausgeben und zurücknehmen
`keys:`	`keys:manage`	Kann Schlüssel und Schließanlagen anlegen, bearbeiten und löschen
`keys:`	`keys:view`	Kann Schlüssel, Schließanlagen und Ausgabeprotokoll ansehen
`purchases:`	`purchases:approve`	Kann Bestellanforderungen genehmigen oder ablehnen
`purchases:`	`purchases:edit`	Kann Bestellungen und Bestellanforderungen anlegen/bearbeiten
`purchases:`	`purchases:view`	Kann Bestellungen und Bestellanforderungen ansehen
`suppliers:`	`suppliers:edit`	Kann Lieferanten bearbeiten/erstellen
`suppliers:`	`suppliers:view`	Kann Lieferanten ansehen
`tickets:`	`tickets:edit`	Kann Tickets erstellen, bearbeiten und beantworten
`tickets:`	`tickets:view_all`	Kann alle Tickets der Organisation ansehen
`tickets:`	`tickets:view_assigned`	Kann nur zugewiesene Tickets und eigene Beteiligungen ansehen
`trash:`	`trash:delete`	Kann Elemente im Papierkorb endgültig löschen und den Papierkorb leeren
`trash:`	`trash:view`	Kann den Papierkorb einsehen und Elemente wiederherstellen

7. Länder & Steuern (Regionale Steuereinstellungen)

Unter Einstellungen -> Länder & Steuern (/settings/regional) wird festgelegt, welche Länder, Steuersätze und steuerlichen Behandlungsarten für deine Organisation aktiv sind:

Aktive Länder

Hier aktivierst du die Länder (z. B. Deutschland, Österreich, Schweiz), in denen dein Betrieb tätig ist.
Nur die ausgewählten Länder erscheinen in den Adress- und Länder-Auswahldialogen der Kunden- und Standortverwaltung.

Verfügbare Steuersätze & Hauptsteuersatz (Standard)

Länder-Vorlagen (DACH): Per Klick auf eine Vorlage können die landestypischen Standard-Steuersätze sofort geladen werden:
- Deutschland (19%): Standard 19%, ermäßigt 7%, steuerfrei 0%.
- Österreich (20%): Standard 20%, Zwischensatz 13%, ermäßigt 10%, steuerfrei 0%.
- Schweiz (8.1%): Normalsatz 8.1%, Sondersatz Beherbergung 3.8%, reduzierter Satz 2.6%, steuerfrei 0%.
Hauptsteuersatz (Standard-MwSt.): Durch Anklicken einer Steuersatz-Kachel legst du fest, welcher Satz als Hauptsteuersatz gilt. Dieser Satz wird automatisch als Standardwert für neu angelegte Artikel (Web & Mobile), Angebotspositionen, Rechnungspositionen und Einkaufsbestellungen vorausgewählt.
Löschschutz: Der aktuell als Hauptsteuersatz definierte Steuersatz sowie Steuersätze, die bereits in bestehenden Artikeln verwendet werden, sind gegen versehentliches Löschen geschützt.
Eigene Steuersätze: Über das Eingabefeld können jederzeit beliebige weitere Steuersätze hinzugefügt werden.

Steuerarten (Steuerliche Behandlung)

Hier aktivierst du die für deine Rechnungsstellung relevanten Besteuerungsarten:

Inland (domestic): Reguläre Besteuerung mit dem konfigurierten Standardsteuersatz.
EU B2B / Reverse Charge (eu_reverse_charge): Innergemeinschaftliche steuerfreie Lieferung mit USt-IdNr.
Export / Drittland (export): Steuerfreie Ausfuhrlieferung in Nicht-EU-Länder.
Bauleistung nach § 13b UStG / § 19 Abs. 1a UStG AT (construction_13b): Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger (Reverse Charge).
Kleinunternehmer (§ 19 UStG DE / § 6 Abs. 1 Z 27 UStG AT) (small_business): Keine Umsatzsteuerberechnung.