Organisation & Teams

In diesem Modul legst du die administrative Struktur deines Betriebs fest. Eine saubere Konfiguration ist Voraussetzung für die korrekte Zeitberechnung und die Einsatzplanung.

1. Standorte verwalten

Unter Einstellungen -> Standorte oder direkt im Menü Standorte verwaltest du die Betriebsstätten:

Klicke auf Standort hinzufügen.
Wähle den Typ aus:
- Interner Standort (HQ/Filiale): Eure eigenen Büros oder Lagerhallen.
- Kundenstandort: Externe Einsatzorte eurer Kunden (erleichtert die spätere Fahrtenplanung).
Gib die Adresse ein. Die Geodaten werden im Hintergrund automatisch ermittelt, um Routenberechnungen zu ermöglichen.

2. Teams erstellen

Teams bündeln Mitarbeiter gleicher Fachrichtungen oder Regionen:

Navigiere zu Organisation -> Teams.
Klicke auf Team erstellen.
Vergib einen Namen (z. B. “Heizung & Sanitär Nord”) und weise optional einen Teamleiter zu.
Klicke auf Speichern.

3. Skills (Fähigkeiten) verwalten

Skills helfen dir dabei, bei der Auftragsplanung den passenden Mitarbeiter zu finden:

Gehe zu Organisation -> Skills.
Erstelle neue Qualifikationen (z. B. “Elektrofachkraft”, “Schweißerschein”, “IDS-Großhandel”).
Diese Skills können danach in den Mitarbeiter-Profilen hinterlegt werden.

4. Mitarbeiter anlegen & Rollen vergeben

Mitarbeiterkonten steuern den Zugriff auf die Web- und Mobile-App:

Navigiere zu Organisation -> Mitarbeiter.
Klicke oben rechts auf Mitarbeiter hinzufügen.
Fülle die Pflichtfelder (Name, E-Mail) aus und weise das passende Team und die Skills zu.
Wähle die Systemrolle:
- Superadmin / Admin: Vollzugriff auf Finanzen, Abos, RLS-Sicherheitsrichtlinien und alle Einstellungen.
- Disponent (Büro): Kann Kunden, Angebote und das Dispatch-Board bearbeiten. Hat keinen Zugriff auf System-Abos.
- Techniker: Hat Zugriff auf die mobile App für seine zugewiesenen Jobs.

5. Wochenpläne & Soll-Arbeitszeiten

Jeder Mitarbeiter benötigt einen Wochenarbeitszeitplan, damit Soll/Ist-Vergleiche funktionieren:

Öffne das Profil des Mitarbeiters über die Mitarbeiterliste.
Klicke auf den Reiter Wochenplan (oder nutze das globale Menü).
Weise ein Wochenplan-Modell zu (z. B. “40 Std. Standard mit 45 min Pause”).
Trage die täglichen Soll-Arbeitszeiten ein (z. B. Montag bis Donnerstag 08:00 - 17:00 Uhr, Freitag 08:00 - 14:00 Uhr).

Hintergrundprozess: Wie Wochenpläne im Hintergrund arbeiten

Soll-Zeiten-Berechnung: Das System berechnet jede Nacht automatisch die Soll-Arbeitszeiten für die kommenden Tage basierend auf dem hinterlegten Plan.
Feiertags- & Urlaubsabgleich: Feiertage und genehmigte Urlaubstage werden automatisch mit dem Wochenplan abgeglichen. Das System reduziert an diesen Tagen die Soll-Arbeitszeit auf 0 Stunden, damit dem Mitarbeiter keine Minusstunden entstehen.