Angebote & Rechnungsstellung

Dieses Modul beschreibt die Erstellung von Angeboten im Büro-Portal und den anschließenden Freigabeprozess durch den Kunden.

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1. Ein neues Angebot anlegen

1. Navigiere im linken Menü zu Angebote.
2. Klicke oben rechts auf Angebot erstellen.
3. Suche und wähle den Kunden aus.
4. Das System erstellt einen neuen Angebotsentwurf und öffnet direkt den Offer Editor.

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2. Der Offer Editor (Hierarchische Struktur)

Der Offer Editor bietet maximale Flexibilität bei der Gestaltung komplexer Angebote:

• Positionen hinzufügen: Klicke auf Position hinzufügen, um Artikel aus dem Produktstamm oder Freitext-Positionen zu ergänzen.
• Sets/Leistungen gruppieren: Über Gruppe hinzufügen kannst du Positionen strukturieren (z. B. “Gruppe 1: Demontage”, “Gruppe 2: Neuinstallation”).
• Drag-and-Drop: Halte das sechs-Punkte-Symbol links neben einer Position gedrückt, um sie innerhalb des Angebots nach oben oder unten zu verschieben – auch gruppenübergreifend.
• Live-Preiskalkulation: Jede Änderung an Mengen, Preisen, Rabatten oder Mehrwertsteuersätzen löst im Hintergrund eine sofortige Neuberechnung der Summen (Netto, Steuer, Brutto) aus.

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3. PDF-Beleg generieren & Live-Vorschau

Bevor das Angebot an den Kunden übermittelt wird, kannst du das fertige Dokument prüfen:

1. Klicke im Editor auf den Reiter Vorschau.
2. Das System generiert eine Echtzeit-PDF-Vorschau deines Angebots.
3. Du kannst das PDF direkt herunterladen oder ausdrucken.

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4. Online-Angebotsbestätigung (Digitale Unterschrift)

Um die Annahme von Angeboten für den Kunden so einfach wie möglich zu machen, bietet hwr.docs eine digitale One-Click-Approval:

1. Klicke im Angebot auf Freigabe-Link generieren (oder direkt per E-Mail versenden).
2. Der Kunde erhält einen gesicherten Weblink (z. B. per E-Mail oder WhatsApp).
3. Öffnet der Kunde diesen Link, sieht er das Angebot in einem optimierten Web-Viewer. Er benötigt dafür kein Passwort.
4. Der Kunde kann optionale Positionen ab- oder anwählen, das Angebot prüfen, und unten im Unterschriftsfeld mit dem Finger (am Mobilgerät) oder der Maus unterschreiben.
5. Nach dem Klick auf Kostenpflichtig beauftragen wird das Angebot im Büro-Portal automatisch in den Status Freigegeben versetzt, und der Disponent wird benachrichtigt.

Hintergrundprozess: Rechtssicherheit & Audit-Log

Da es sich bei der digitalen Signatur um eine rechtlich bindende Zusage handelt, läuft im Hintergrund ein strenger Audit-Prozess ab:

• Token-Sicherheit: Der Freigabe-Link basiert auf einem kryptografischen Einmal-Token. Sobald das Angebot unterschrieben ist, wird dieser Link ungültig bzw. wechselt in den reinen Lese-Modus.
• Audit-Log-Eintrag: Bei der Freigabe erfasst das System automatisch:
  • Die genaue IP-Adresse des Unterzeichners.
  • Den genutzten Internet-Browser und das Betriebssystem (User-Agent).
  • Den exakten Zeitstempel.
  • Das gezeichnete Unterschriftsbild als sichere Vektorgrafik.
• Diese Daten werden untrennbar im Audit-Log des Angebots in der Datenbank abgelegt und sind im Streitfall rechtssicher abrufbar.