Angebote & Rechnungsstellung

Dieses Modul beschreibt die Erstellung von Angeboten im Büro-Portal und den anschließenden Freigabeprozess durch den Kunden.

1. Ein neues Angebot anlegen neu

Navigiere im linken Menü zu Angebote.
Klicke oben rechts auf Angebot erstellen.
Suche und wähle den Kunden aus.
Das System erstellt einen neuen Angebotsentwurf und öffnet direkt den Offer Editor.

2. Der Offer Editor (Hierarchische Struktur)

Der Offer Editor bietet maximale Flexibilität bei der Gestaltung komplexer Angebote:

Positionen hinzufügen: Klicke auf Position hinzufügen, um Artikel aus dem Produktstamm oder Freitext-Positionen zu ergänzen.
Sets/Leistungen gruppieren: Über Gruppe hinzufügen kannst du Positionen strukturieren (z. B. “Gruppe 1: Demontage”, “Gruppe 2: Neuinstallation”).
Drag-and-Drop: Halte das sechs-Punkte-Symbol links neben einer Position gedrückt, um sie innerhalb des Angebots nach oben oder unten zu verschieben – auch gruppenübergreifend.
Live-Preiskalkulation: Jede Änderung an Mengen, Preisen, Rabatten oder Mehrwertsteuersätzen löst im Hintergrund eine sofortige Neuberechnung der Summen (Netto, Steuer, Brutto) aus. Durch Klicken auf das Pfeil-Symbol lässt sich die Preiskalkulations-Detailansicht für jeden Artikel aufklappen.

3. PDF-Beleg generieren & Live-Vorschau

Bevor das Angebot an den Kunden übermittelt wird, kannst du das fertige Dokument prüfen:

Klicke im Editor auf den Reiter Vorschau.
Das System generiert eine Echtzeit-PDF-Vorschau deines Angebots.
Du kannst das PDF direkt herunterladen oder ausdrucken.

4. Online-Angebotsbestätigung (Digitale Unterschrift)

Um die Annahme von Angeboten für den Kunden so einfach wie möglich zu machen, bietet hwr.docs eine digitale One-Click-Approval:

Klicke im Angebot auf Freigabe-Link generieren (oder direkt per E-Mail versenden).
Der Kunde erhält einen gesicherten Weblink (z. B. per E-Mail oder WhatsApp).
Öffnet der Kunde diesen Link, sieht er das Angebot in einem optimierten Web-Viewer. Er benötigt dafür kein Passwort.
Der Kunde kann optionale Positionen ab- oder anwählen, das Angebot prüfen, und unten im Unterschriftsfeld mit dem Finger (am Mobilgerät) oder der Maus unterschreiben.
Nach dem Klick auf Kostenpflichtig beauftragen wird das Angebot im Büro-Portal automatisch in den Status Freigegeben versetzt, und der Disponent wird benachrichtigt.

Hintergrundprozess: Rechtssicherheit & Audit-Log

Da es sich bei der digitalen Signatur um eine rechtlich bindende Zusage handelt, läuft im Hintergrund ein strenger Audit-Prozess ab:

Token-Sicherheit: Der Freigabe-Link basiert auf einem kryptografischen Einmal-Token. Sobald das Angebot unterschrieben ist, wird dieser Link ungültig bzw. wechselt in den reinen Lese-Modus.
Audit-Log-Eintrag: Bei der Freigabe erfasst das System automatisch:
- Die genaue IP-Adresse des Unterzeichners.
- Den genutzten Internet-Browser und das Betriebssystem (User-Agent).
- Den exakten Zeitstempel.
- Das gezeichnete Unterschriftsbild als sichere Vektorgrafik.
Diese Daten werden untrennbar im Audit-Log des Angebots in der Datenbank abgelegt und sind im Streitfall rechtssicher abrufbar.

5. Verfügbare Vorlagen-Variablen

Beim Verfassen von Angebotstexten und Vorlagen können Platzhalter verwendet werden. Diese werden beim Generieren automatisch durch den passenden Wert ersetzt (z. B. {{kundenname}}). Diese Liste wird automatisch aus dem Code synchronisiert:

Variable	Bezeichnung	Beschreibung

6. Bidirektionale Workflows (1-Click-Prozesse)

hwr.manager bietet nahtlose Übergänge zwischen verschiedenen Dokumenttypen:

6.1 Vom Auftrag zur Rechnung (1-Klick-Fakturierung)

Um einen abgeschlossenen oder aktiven Auftrag abzurechnen, bietet hwr.manager eine direkte 1-Klick-Fakturierung mit intelligentem Abrechnungs-Assistenten:

Öffne die Details des jeweiligen Auftrags unter Aufträge.
In der rechten Seitenleiste findest du den Bereich Angebote & Finanzen und dort die Sektion Rechnungen.
Klicke auf Neue Rechnung erstellen.
Es öffnet sich der dialoggeführte Abrechnungsassistent mit vier flexiblen Abrechnungsmodi:
- Aus Rapport & Aufwand:
  - Übernimmt automatisch alle erfassten Arbeits- und Fahrtzeiten der Monteure sowie das gebuchte Material (Verbrauchsbuchungen aus dem Lager / Fahrzeug).
  - Stundensatz & Konditionen: Frei anpassbarer Abrechnungs-Stundensatz (Standard: 75,00 €/Std.) und MwSt.-Satz.
  - Fahrtzeiten-Steuerung: Optionale Einbindung oder Deaktivierung von Fahrtzeiten über einen Schalter.
  - Detaillierungsgrad der Zeiterfassung: Wahlweise Detailliert nach Zeiteintrag (exakte Von-Bis-Uhrzeiten und Tagesdatum) oder Konsolidiert nach Mitarbeiter (zusammengefasste Arbeits- und Fahrtstunden).
  - Liegt ein digital unterzeichneter Kunden- oder Monteurbericht vor, wird dessen Erledigung und Signaturvermerk automatisch in den Rechnungsbeleg übernommen.
- Aus Angebot:
  - Erstellt die Rechnung auf Grundlage des angenommenen (oder neuesten) Angebots.
  - Bei zuvor gestellten Abschlagsrechnungen werden diese automatisch als Schlussrechnungs-Abzugspositionen berücksichtigt.
- Abschlagsrechnung:
  - Erzeugt eine rechtssichere Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung direkt aus dem Auftrag.
  - Berechnung wahlweise als prozentualer Anteil (z. B. 30 % bei Baubeginn) oder als fester Nettobetrag.
  - Verknüpft die Abschlagsrechnung dauerhaft mit Auftrag und Angebot zur späteren automatischen Schlussrechnungsverrechnung.
- Manuell (leer):
  - Legt einen neuen Rechnungsentwurf an, der bereits mit Kunde und Auftrag verknüpft ist, sodass Positionen frei im Rechnungseditor zusammengestellt werden können.
Nach Bestätigung wird der Rechnungsentwurf angelegt und du wirst direkt in den Invoice Editor weitergeleitet.

1-Click-Rechnungsstellung im Auftrag

6.2 Vom Standalone-Angebot zum Auftrag

Wenn du ein Angebot komplett unabhängig (“Standalone”) von einem Auftrag erstellt hast, kannst du nach einer Zusage des Kunden mit einem Klick einen zugehörigen Auftrag generieren:

Öffne die Detailseite des entsprechenden Angebots.
In der Informationskarte Zugehöriger Auftrag klickst du auf Auftrag erstellen.
Es öffnet sich ein Modal, in dem du den Titel des neuen Auftrags anpassen und (optional) einen spezifischen Einsatzort beim Kunden wählen kannst.
Nach Klick auf Auftrag erstellen generiert das System sofort den Auftrag im Status Erstellt (created), verknüpft ihn fest mit dem aktuellen Angebot und leitet dich direkt zum neuen Auftrag weiter.
Das Angebot und alle darin enthaltenen Leistungen und Kalkulationen sind nun nahtlos in die Auftragsabwicklung integriert.

7. Automatischer § 35a EStG Steuerausweis (Handwerkerleistungen)

Für private Endkunden ist der steuerliche Nachweis der reinen Lohnkosten bares Geld wert (§ 35a Abs. 3 EStG: 20 % Steuerermäßigung auf Arbeits- und Fahrtkosten bis maximal 1.200 € Steuerabzug pro Jahr). Materialkosten sind gesetzlich von der Förderung ausgeschlossen.

hwr.manager berechnet diesen Steuerausweis vollautomatisch:

Automatische Erkennung: Alle Belegpositionen vom Typ service (Dienstleistung) und labor (Arbeitsleistung) werden erkannt und als begünstigter Lohnanteil aggregiert.
Proportionale Rabattverrechnung: Gewährte Nachlässe oder Rabatte auf den Beleg werden rechnerisch proportional auf den begünstigten Lohnanteil angewendet, um finanzamtskonforme Beträge zu gewährleisten.
Summenblock im Editor: Im Rechnungseditor wird der Lohnanteil separat nach Netto, Umsatzsteuer und Brutto mit exakt zwei Nachkommastellen aufgeschlüsselt dargestellt.
Ausweis auf dem PDF-Beleg: Auf dem offiziellen PDF-Dokument wird der gesetzliche Hinweis für das Finanzamt ausgewiesen (“Hinweis gem. § 35a EStG: Im Rechnungsbetrag sind … € Lohn- und Arbeitskosten inkl. MwSt. enthalten”).
Steuerung per Schalter: In den Finanzkonditionen der rechten Seitenleiste des Rechnungseditors kann der Steuerausweis über den Schalter § 35a EStG Steuerausweis jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden. Bei gewerblichen Kunden mit abweichender Steuerbehandlung (reverse_charge / steuerfrei) wird der Ausweis automatisch deaktiviert.

8. Abschlagsrechnungen & Schlussrechnungen

Für größere Projekte kann direkt im Angebot ein Zahlungsplan mit Meilensteinen definiert werden (z. B. 30 % Anzahlung, 40 % Zwischenzahlung, 30 % Schlusszahlung):

Abschlagsrechnung erstellen: Über den Zahlungsplan im Rechnungs-Editor oder direkt im Auftrags-Abrechnungsdialog kann für jeden Meilenstein eine Abschlagsrechnung mit einem Klick erzeugt werden. Diese wird als eigenständige Rechnung mit dem jeweiligen Betrag angelegt.
Schlussrechnung: Die Schlussrechnung wird am Ende des Projekts erstellt. Sie führt alle erbrachten Leistungen auf und zieht bereits gestellte Abschlagsrechnungen automatisch als Minderung ab. Der Kunde zahlt nur noch den verbleibenden Restbetrag.

9. GoBD-Festschreibung & Stornierung (Sammel-Storno)

Das System erzwingt die Einhaltung der steuerrechtlichen GoBD-Vorgaben für die Rechnungslegung:

Sicherheitsdialog vor Festschreibung: Sobald eine Rechnung vom Status Entwurf in einen finalen Status (Versendet, Bezahlt, Überfällig) überführt werden soll, erscheint ein GoBD-Warnhinweis.
Endgültige Nummernvergabe: Bei Bestätigung erhält die Rechnung ihre fortlaufende, lückenlose GoBD-Rechnungsnummer und wird dauerhaft revisionssicher festgeschrieben.
Schreibschutz: Nach der Festschreibung sind nachträgliche Bearbeitungen an Positionen, Preisen oder Konditionen gesperrt.
Storno-Workflow: Um eine festgeschriebene Rechnung zu korrigieren, muss diese storniert werden. Klicke dazu im Rechnungs-Header auf Stornieren.
Sammel-Storno bei Abschlägen (Option C): Wenn eine Rechnung storniert wird, die bereits bezahlte oder unbezahlte Abschlagsrechnungen (Kinder-Dokumente) besitzt:
1. Zeigt das System ein Modal an, in dem alle zugehörigen Abschläge aufgelistet werden (unterteilt in Rückzahlung erforderlich für bezahlte und Stornierung empfohlen für noch offene Abschläge).
2. Nach Bestätigung setzt das System alle ausgewählten Rechnungen automatisch auf den Status Storniert (wodurch sie dauerhaft gesperrt werden).
3. Für jede stornierte Rechnung wird im Hintergrund automatisch eine Stornorechnung (Entwurf) erzeugt, in der alle Mengen negiert sind (z. B. -1 statt 1), um die Beträge steuerlich und buchhalterisch exakt auszugleichen.

Sammel-Storno Modal

10. Forderungsmanagement, Offene Posten (OP-Liste) & Mahnwesen

Das integrierte Forderungsmanagement von hwr.manager bietet volle Transparenz über offene Rechnungsbeträge, unterstützt Teilzahlungen und automatisiert das Mahnwesen.

Offene-Posten-Radar & Statusübersicht

Im Rechnungsbereich informiert die Statistik-Kopfleiste über die wesentlichen Kennzahlen:

Offene Forderungen (OP-Volumen): Gesamtsumme aller unbezahlten und teilbezahlten Rechnungen.
Überfällige Forderungen: Betrag aller Rechnungen, deren Zahlungsziel überschritten ist.
Zahlungseingänge im Monat: Summe aller im laufenden Kalendermonat verbuchten Zahlungen.

Über die Schnellfilter-Pills (Alle, Offene Posten, Überfällig, Teilbezahlt, Bezahlt, Entwürfe) lässt sich die Rechnungsliste mit einem Klick filtern.

Rechtssichere Zahlungserfassung

Auf der Rechnungs-Detailseite sowie direkt aus der Tabelle heraus können Zahlungen erfasst werden:

Teil- und Vollzahlungen: Beliebige Teilbeträge erfassbar; das System errechnet automatisch den verbleibenden Restbetrag.
Zahlwege: Banküberweisung, Barzahlung, EC-/Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder Sonstiges.
Beleg & Notizen: Erfassung von Zahlungsdatum, Transaktions- oder Belegnummer sowie internen Vermerken.
Automatische Statusfortschreibung:
- Bei einer Teilzahlung wechselt der Rechnungsstatus automatisch auf Teilbezahlt.
- Sobald der verbleibende Saldo 0,00 € erreicht, wird die Rechnung automatisch auf Bezahlt gesetzt.
Revisionssichere Zahlungshistorie: Jede erfasste Buchung wird mit Zeitstempel und Bearbeiter dokumentiert. Bei Fehlbuchungen kann eine Zahlung storniert werden, woraufhin der offene Saldo und der Status automatisch neu berechnet werden.

3-stufiges Mahnwesen

Für überfällige Rechnungen steht ein strukturierter Mahnprozess zur Verfügung:

Stufe 1 (Zahlungserinnerung): Freundliche Erinnerung an das Zahlungsziel ohne Mahngebühren.
Stufe 2 (1. Mahnung): Formelle Mahnung mit konfigurierbarer Mahngebühr (z. B. 5,00 €) und neuem Zahlungsziel.
Stufe 3 (2. / Letzte Mahnung): Letzte Aufforderung vor Einleitung rechtlicher Schritte mit erhöhter Mahngebühr (z. B. 10,00 €) und Fristsetzung.

Jede Mahnstufe wird in der Mahnhistorie revisionssicher mit Datum, Mahnstufe, Gebühr und neuem Zahlungsziel protokolliert.

11. Gesetzliche E-Rechnung (ZUGFeRD 2.2 & XRechnung)

hwr.manager erfüllt die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht ab Werk. Jede festgeschriebene Rechnung kann direkt in standardisierten maschinenlesbaren Formaten nach EN 16931 exportiert werden:

ZUGFeRD 2.2 (PDF/A-3 Hybrid): Menschenlesbares Rechnungs-PDF mit eingebettetem XML-Datensatz (factur-x.xml). Ideal für die automatische Verarbeitung in der Buchhaltung des Kunden bei gleichzeitig gewohntem PDF-Prüflayout.
XRechnung (CII XML): Reines XML nach dem Standard der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) für öffentliche Auftraggeber (B2G) inklusive behördlicher Leitweg-ID.
1-Klick-Download: Auf der Rechnungsdetailseite, im Beleg-Generator sowie im Kundenportal stehen direkte Download-Schaltflächen zur Verfügung.

Detaillierte Informationen zu Formaten, Leitweg-ID und Stammdatenvalidierung findest du im Leitfaden E-Rechnung (ZUGFeRD & XRechnung).