Wareneingang, Lieferscheine & Scan-to-Bin

Der Wareneingang schließt die Lücke zwischen der kaufmännischen Lieferantenbestellung im Büro, der physischen Warenanlieferung am Betriebshof oder Einsatzort und der lagerplatzgenauen Bestandsführung in hwr.

Das System bietet einen abgestimmten Dual-Workflow:

• hwr.manager: Komfortable Erfassung am Desktop mit Lieferschein-Upload (PDF/Bild), Mehrplatz-Prüfung und revisionssicherem Belegarchiv für Einkauf und Buchhaltung.
• hwr.mobile: 100 % offline-fähige mobile Schnellerfassung für Lageristen und Monteure direkt an der Rampe oder am Service-Fahrzeug mit Smartphone-Kamera-Belegscan und barcodegestützter Regalfach-Zuweisung (Scan-to-Bin).

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1. Der Wareneingangsprozess im Überblick

[ 1. Bestellung (ordered) ] ──> [ 2. Physische Anlieferung ] ──> [ 3. Erfassung (Web / App) ] ──> [ 4. Buchung & Journal ]
   Bedarf ausgelöst am GH           Ware trifft am Lager ein        Mengen prüfen, Belegscan         Bestandserhöhung
   Auftrags-Kommission              Lieferschein liegt bei          Fachzuweisung (Scan-to-Bin)      Techniker-Push-Info

1. Lieferung trifft ein: Das Paket oder die Palette wird am Lager, in der Werkstatt oder direkt auf der Baustelle angeliefert. Der Lieferschein des Lieferanten liegt in Papierform bei.
2. Bestellabgleich: Der Mitarbeiter öffnet die Bestellung entweder im Web-Manager oder ruft sie mobil in hwr.mobile auf.
3. Belegdaten & Lieferschein-Scan: Eingabe von Lieferschein-Nummer und Belegdatum sowie ein schneller Kamerascan des Lieferscheins.
4. Mengenprüfung & Mindermengen: Soll-Mengen werden mit den gelieferten Stückzahlen abgeglichen. Bei Teillieferungen bleibt die Restmenge automatisch offen.
5. Intelligente Lagerfach-Zuweisung: Das System erkennt automatisch, ob und in welchem Regalfach der Artikel bereits gelagert wird (Refill-Erkennung), oder ermöglicht die Zuweisung per Barcode-Scan (Scan-to-Bin).
6. Automatische Verbuchung: Physische Bestände (product_stock) und das Lagerjournal (inventory_movements) werden in Echtzeit aktualisiert. Dem Auftrag zugewiesene Monteure erhalten eine Push-Benachrichtigung.

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2. Workflow im Web-Manager (hwr.manager)

Im Web-Dashboard wickeln Einkauf, Lagerleitung und Arbeitsvorbereitung Wareneingänge zentral ab:

Schritt 1: Bestellung aufrufen

1. Navigieren Sie zu Einkauf -> Bestellungen.
2. Wählen Sie die entsprechende Bestellung im Status Bestellt (ordered) oder Teilgeliefert (partially_delivered) aus.
3. Klicken Sie im oberen Aktionsbereich auf die Schaltfläche Wareneingang erfassen.

Schritt 2: Lieferschein-Kopfdaten erfassen

Im Wareneingangs-Modal erfassen Sie die Belegdaten:

• Lieferschein-Nummer: Die Belegnummer des Großhändlers (z. B. LS-89210-A) zur eindeutigen Zuordnung bei Rückfragen oder Rechnungskürzungen.
• Lieferschein-Datum: Das Ausstellungsdatum laut Lieferschein (standardmäßig mit dem heutigen Datum vorbelegt).
• Lieferschein-Datei (Upload): Über die Schaltfläche Beleg wählen laden Sie den eingescannten Lieferschein als PDF oder Bilddatei hoch. Die Datei wird sicher im Storage-Bucket purchase-attachments archiviert.
• Ziellager: Das Ziellager ist mit dem in der Bestellung hinterlegten Lieferlager vorausgewählt (z. B. Zentrallager). Bei Bedarf kann ein anderes Lager (z. B. ein konkretes Baustellenlager) gewählt werden.

Schritt 3: Positionen prüfen & Lagerfächer zuweisen

Die Tabelle listet alle Bestellpositionen auf:

• Bestellt & Bisher geliefert: Zeigt die Gesamtsollmenge sowie bereits früher verbuchte Teillieferungen an.
• Geliefert jetzt: Das Mengenfeld ist standardmäßig mit der noch offenen Restmenge vorausgefüllt. Bei Mindermengen tragen Sie die tatsächlich gelieferte Zahl ein.
• Lagerfach (Lagerplatz):
  • Hat der Artikel im Ziellager bereits einen Bestand, wählt das System automatisch das bisherige Lagerfach vor und blendet den dezenten Hinweis Bisheriges Lagerfach ein.
  • Über das Dropdown kann das Fach bei Bedarf flexibel geändert werden.

Schritt 4: Buchung abschließen

Klicken Sie auf Wareneingang buchen:

• Ein neuer Wareneingangsbeleg mit fortlaufender Belegnummer (WE-2026-XXXX) wird erzeugt.
• Die physischen Bestände im Ziellager werden erhöht.
• Das Lagerjournal erhält einen Buchungssatz vom Typ purchase mit Referenz auf Bestellung, Wareneingang und Lieferscheinnummer.
• Sind alle Positionen vollständig eingetroffen, wechselt der Status der Bestellung automatisch auf Geliefert (delivered), andernfalls auf Teilgeliefert (partially_delivered).

Historisches Belegarchiv einsehen

Auf der Detailseite der Bestellung befindet sich die Sektion „Erfasste Wareneingänge & Lieferscheine“:

• Chronologische Auflistung aller getätigten Wareneingänge zu diesem Vorgang.
• Anzeige von Belegnummer, Lieferschein-Nummer, Erfassungsdatum, buchendem Mitarbeiter und erfassten Positionen samt Lagerfächern.
• Klick auf Original-Beleg anzeigen öffnet den hinterlegten Lieferschein-Scan direkt im Browser.

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3. Workflow in der mobilen App (hwr.mobile)

Für den Außendienst, Baustellen und Lageristen bietet hwr.mobile eine schnelle, für Einhandbedienung optimierte Erfassungsmaske.

Schritt 1: Wareneingang öffnen

Zwei Wege führen zum Wareneingang:

1. Über das Lagermenü: Im Tab Lager auf das Banner Wareneingang & Bestellungen tippen.
2. Über die Schnellauswahl: Im Lager auf Zubuchen tippen und die Option Wareneingang aus Bestellung buchen wählen.

Schritt 2: Offene Bestellung auswählen

• Die Liste zeigt alle aktiven Bestellungen (ordered, partially_delivered), sortiert nach Fälligkeit.
• Über das Suchfeld kann sekundenschnell nach Bestellnummer oder Lieferantenname gefiltert werden.
• Ein Tippen auf die Bestellung öffnet die Erfassungsmaske.

Schritt 3: Belegdaten & Kamera-Schnappschuss

1. Lieferschein-Nummer: Lieferscheinnummer des Lieferanten eintippen.
2. Datum: Standardmäßig auf heute datiert; per Fingertipp anpassbar.
3. Lieferschein fotografieren:
   • Tippen Sie auf Lieferschein fotografieren.
   • Die Smartphone-Kamera öffnet sich.
   • Fotografieren Sie den Papier-Lieferschein flach ab.
   • Das Foto wird im Vorschau-Thumbnail angezeigt und kann bei Verwacklung mit einem Klick neu aufgenommen werden.

Schritt 4: Artikel per Barcode scannen (Schnellerfassung)

• Direkt unter der Belegaufnahme befindet sich der Button Artikel scannen.
• Statt lange Positionslisten manuell zu durchsuchen, richtet der Mitarbeiter die Smartphone-Kamera einfach auf den Barcode (EAN, Artikelnummer oder Lieferanten-SKU) des Kartons oder Produkts.
• Automatische Positionserkennung: Die App identifiziert die Position in Sekundenbruchteilen, scrollt automatisch dorthin, hebt die Positionskarte farblich hervor und belegt die gelieferte Stückzahl vor.

Schritt 5: Mengenprüfung

• Jede Position zeigt übersichtlich die noch offene Restmenge an.
• Das Eingabefeld ist mit der offenen Menge vorbefüllt. Stimmt die Lieferung, ist keine Anpassung notwendig (1-Tap-Bestätigung).

Schritt 6: Scan-to-Bin (Regalfach-Zuweisung)

• Bisheriges Fach: War der Artikel im Ziellager bereits eingelagert, zeigt die App das Fach automatisch an (z. B. Fach: B-04 (Bisher)).
• Scan-to-Bin (Barcode-Scan):
  • Tippen Sie neben der Position auf Scan.
  • Richten Sie die Kamera auf das Etikett am Regal oder an der Lagerbox.
  • Das Fach wird sofort übernommen (Zero Typing).
  • Hinweis: Wird ein neuer Fach-Barcode gescannt, der im System noch nicht registriert ist, legt hwr das Regalfach automatisch im gewählten Lager an.
• Fachliste (Wahl): Ein Tippen auf Wahl öffnet alle existierenden Fächer des Lagers zur manuellen Auswahl.

Schritt 7: Buchen (Online oder 100% Offline)

Tippen Sie auf Wareneingang buchen:

• Bei aktiver Verbindung: Das Lieferschein-Foto wird in den Cloud-Speicher übertragen, der Wareneingang wird live verbucht und der Bestellstatus aktualisiert.
• Im Funkloch (Keller / Tiefgarage): Der Wareneingang, die Zählwerte und das aufgenommene Foto werden verschlüsselt in der lokalen Offline-Queue (offline_goods_receipts) abgelegt. Der Monteur erhält die Bestätigung: „Wareneingang offline gespeichert. Wird bei Verbindung automatisch synchronisiert.“

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4. Intelligente Lagerfach-Erkennung bei Refill & Nachbestückung

Beim Wiederauffüllen von Artikeln verhindert hwr, dass Artikel unbemerkt auf falsche Fächer gebucht werden oder mühsam neu gesucht werden müssen. Das System prüft die Lagerplatz-Zuweisung kaskadierend in drei Stufen:

Stufe	Prüfung	Verhalten
1. Ziellager-Bestand (product_stock)	Ist der Artikel im gewählten Lager bereits vorhanden und einem Fach zugeordnet?	Höchste Priorität: Das konkrete Fach dieses Lagers (z. B. Hauptlager, Fach B-04) wird automatisch vorausgewählt und als bisheriges Fach gekennzeichnet.
2. Artikelstamm (products)	Hat der Artikel ein globales Standard-Stammfach (default_storage_location_id)?	Wird als Vorschlag herangezogen, wenn im Ziellager bisher kein eigener Bestand existiert.
3. Manuelle Zuweisung / Scan	Der Benutzer scannt ein neues Fach oder wählt Kein Fach.	Überschreibt die Vorbelegung für diesen Wareneingang und aktualisiert das Fach für zukünftige Bestände.

Wichtig: Wird beim Buchen kein abweichendes Fach angegeben, übernimmt das System das bestehende Lagerfach lückenlos in das Lagerjournal (inventory_movements) und den Wareneingangsbeleg (goods_receipt_items), anstatt den Lagerplatz zu löschen.

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5. Offline-Architektur & Hintergrund-Synchronisation

Viele Lagerhallen, Kellerwerkstätten und Tiefgaragen verfügen über keinen stabilen Mobilfunkempfang. Die Wareneingangs-Erfassung von hwr.mobile ist deshalb vollständig offlinefähig konzipiert:

Vorab-Synchronisation aktiver Bestellungen

• Sobald die App online geöffnet wird, lädt PurchasingService alle offenen Bestellungen (ordered, partially_delivered) samt Lieferanten, Positionen, offenen Mengen und bekannten Lagerfächern in den lokalen Gerätespeicher (cached_purchase_orders).
• Geht das Smartphone anschließend offline, stehen alle Bestelldaten vollständig für die Wareneingangsabwicklung bereit.

Lokale Belegablage & Offline-Queue

• Vor Ort aufgenommene Lieferschein-Fotos werden in voller Auflösung lokal auf dem Dateisystem des Smartphones zwischengespeichert.
• Die Buchung wird in der lokalen Warteschlange (offline_goods_receipts) eingereiht.
• Der lokale Cache der Bestellung wird optimistisch aktualisiert (gelieferte Positionen werden lokal als erledigt markiert, sodass keine Doppelbuchungen durch Kollegen entstehen).

Automatische Abarbeitung (Auto-Sync)

Sobald das Smartphone wieder eine stabile Internetverbindung feststellt:

1. Der globale Synchronisations-Dienst (syncOfflineEntries) startet automatisch im Hintergrund.
2. Das Lieferschein-Foto wird in den Bucket purchase-attachments hochgeladen.
3. Der Wareneingangsdatensatz (goods_receipts) und die Positionen (goods_receipt_items) werden auf dem Server erzeugt.
4. Die Lagerbestände und Lagerbewegungen werden atomar gebucht.
5. Die lokale Warteschlange wird bereinigt.

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6. Direktkauf & Sofort-Zubuchung ohne Bestellung

Muss Material kurzfristig im Großhandel abgeholt oder direkt vom Lieferwagen zugebucht werden, ohne dass vorab eine Bestellung im System existierte:

1. Öffnen Sie in hwr.mobile unter Lager die Aktion Zubuchen -> 1. Direktkauf zubuchen.
2. Ziellager auswählen (z. B. eigenes Service-Fahrzeug oder Hauptlager).
3. Artikel über das Katalog-Verzeichnis auswählen oder direkt per Barcode-Scan identifizieren.
4. Automatische Fachübernahme: Sobald der Artikel ausgewählt ist, ermittelt die App in Millisekunden, ob für diesen Artikel im Ziellager bereits ein Regalfach existiert, und belegt das Feld automatisch vor.
5. Menge und optionale Notiz (z. B. „Kassenbeleg GH Barverkauf“) eingeben und auf Bestand jetzt einbuchen tippen.
6. Der Bestand wird sofort eingebucht und steht unmittelbar für Aufträge und Verbräuche zur Verfügung.