E-Rechnung (ZUGFeRD & XRechnung)

Mit dem Wachstumschancengesetz gilt in Deutschland eine stufenweise E-Rechnungspflicht für den gesamten inländischen B2B-Bereich. hwr.manager erzeugt elektronische Rechnungen vollautomatisch und ab Werk konform zum europäischen Standard EN 16931.

1. Was ist eine E-Rechnung nach EN 16931?

Eine einfache PDF-Datei, eine Bilddatei oder eine gescannte Rechnung gilt nach dem Gesetz nicht mehr als elektronische Rechnung. Eine gültige E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.

hwr.manager unterstützt beide in Deutschland und der EU führenden Standards ab Werk:

ZUGFeRD 2.2 (Factur-X) – Das hybride Format:
- Eine vollwertige, optisch nach DIN 5008 gestaltete PDF-Datei (PDF/A-3b) für die menschliche Ansicht und den Ausdruck.
- Ein im PDF eingebetteter, standardisierter XML-Datensatz (factur-x.xml) nach EN 16931 (Profil COMFORT / EN 16931).
- Vorteil: Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme können den XML-Datensatz automatisiert einlesen, während Kunde und Sachbearbeiter den Beleg wie gewohnt als PDF öffnen und prüfen können.
XRechnung (CII XML) – Der B2G-Standard:
- Ein reiner XML-Datensatz nach dem UN/CEFACT CII-Standard (Cross Industry Invoice) ohne visuelle PDF-Hülle.
- Speziell vorgeschrieben für öffentliche Auftraggeber (Kommunen, Landes- und Bundesbehörden, KoSIT-Standard).
- Enthält zwingend die behördliche Leitweg-ID des Leistungsempfängers als Käuferreferenz (BuyerReference).

2. Erforderliche Stammdaten für Organisation & Kunde

Damit eine E-Rechnung die Validierungsregeln nach EN 16931 und GoBD erfüllt, müssen grundlegende Unternehmens- und Kundendaten gepflegt sein.

2.1 Eigene Stammdaten (Organisation)

Unter Einstellungen -> Organisation -> Stammdaten werden die Angaben des Rechnungsstellers gepflegt:

Offizieller Firmenname und Anschrift: Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): z. B. DE123456789 (entscheidend für B2B-Transaktionen und Reverse-Charge).
Steuernummer: Lokale Steuernummer des Finanzamts (z. B. 12/345/67890 in Deutschland oder 123/4567 in Österreich).
Handelsregisternummer & Registergericht: Falls im Handelsregister eingetragen (z. B. HRB 12345, Amtsgericht Musterstadt). Bei Einzelunternehmen und Kleingewerbetreibenden entfällt diese Angabe.
Bankverbindung (IBAN & BIC): Für die automatisierte Zahlungszuweisung beim Rechnungsempfänger.

Hinweis zum Fast-Onboarding: Bei der Neuregistrierung eines Betriebs müssen diese Angaben nicht zwingend sofort vorliegen. Das System blockiert die operative Arbeit nicht. Erst bei der finalen Festschreibung einer E-Rechnung prüft das System auf Vollständigkeit der steuerlichen Pflichtangaben.

2.2 Kundendaten & B2G-Leitweg-ID

Unter Kunden -> [Kunde auswählen] stehen spezifische E-Rechnungsfelder bereit:

USt-IdNr. des Kunden: Für gewerbliche B2B-Kunden.
Leitweg-ID: Bei Aufträgen für Städte, Gemeinden oder Bundesbehörden (z. B. 04011000-12345-67).
Käuferreferenz (Buyer Reference): Bestellnummer oder Buchungskreis des Kunden, falls keine formelle Leitweg-ID vorliegt.

3. Workflow: E-Rechnung erstellen und herunterladen

In hwr.manager erfordert die Erstellung einer E-Rechnung keinen zusätzlichen Arbeitsschritt. Jede normale Rechnung kann als ZUGFeRD- oder XRechnung-Beleg exportiert werden:

Rechnung anlegen: Erstelle die Rechnung wie gewohnt manuell oder mit einem Klick aus dem Auftragsrapport bzw. Angebot.
Posten & § 35a-Lohnanteil: Trage Leistungen und Material ein. Lohn- und Fahrtkosten werden automatisch als begünstigter Arbeitskostenanteil ausgewiesen.
Festschreiben: Nach der Prüfung wird die Rechnung GoBD-konform festgeschrieben.
1-Klick-Download:
- ZUGFeRD 2.2 (PDF): Klicke auf der Rechnungsdetailseite oben rechts auf den ZUGFeRD-Download. Das System liefert die archivtaugliche PDF/A-3-Datei mit integrierter factur-x.xml.
- XRechnung (XML): Klicke auf den XRechnung-Download, um die reine XML-Datei für behördliche Upload-Portale (z. B. OZG-RE, ZRE) zu erhalten.

4. Bereitstellung im Kundenportal & für die Buchhaltung

Auch der Rechnungsempfänger hat jederzeit flexiblen Zugriff auf die strukturierten Belegdaten:

Kundenportal (/p/invoice/[token]): Über den gesicherten Freigabelink kann der Kunde die Rechnung nicht nur als PDF betrachten und drucken, sondern die Belege direkt als ZUGFeRD 2.2 (PDF) oder XRechnung (XML) für seine eigene Buchhaltungssoftware herunterladen.
Plattformabrechnungen (/settings/billing): Alle Monatsabrechnungen für den hwr-Account selbst (einschließlich 0,00 € Inklusivkontingent-Belege) liegen ebenfalls als vollwertige ZUGFeRD- und XRechnung-Dokumente vor.

5. Rechtssicherheit, GoBD & Unveränderbarkeit

Revisionssichere Archivierung: Festgeschriebene E-Rechnungen sind gegen nachträgliche Manipulationen geschützt.
Storno statt Löschung: Sollte eine bereits versendete E-Rechnung korrigiert werden müssen, erfolgt dies nach GoBD-Vorgaben ausschließlich über eine verknüpfte Stornorechnung mit negierten Mengen und Ausgleichsbuchung.
XML-Schema-Validierung: Vor der Bereitstellung validiert die interne Engine die XML-Struktur gegen die offiziellen Schematron-Regeln der EN 16931, um Abweisungen durch behördliche Prüfprogramme zuverlässig zu verhindern.

6. International & DACH: Österreich, Schweiz und Europa

hwr.manager arbeitet nach dem Prinzip der Zero-Configuration Smart Localization: Das System erkennt das Land des Ausstellers und des Empfängers automatisch und passt Belege, Kennzeichnungen und Steuervermerke ohne manuelle Schalter an:

Österreich (AT)

E-Rechnungs-Standard (EN 16931 & ZUGFeRD): ZUGFeRD 2.2 basiert auf der europaweit verbindlichen Norm EN 16931 und ist auch in Österreich für den B2B-Verkehr uneingeschränkt rechtsgültig.
Rechnungen an den Bund (e-rechnung.gv.at): Für Behördenrechnungen (B2G) wird anstelle der deutschen Leitweg-ID die Auftragsreferenz des Bundes bzw. die Bund-Lieferantennummer im Kundenstamm (buyer_reference) hinterlegt.
Kein deutsches § 35a EStG: Bei Kunden aus Österreich wird der deutsche § 35a EStG-Hinweis automatisch unterdrückt. Stattdessen wird der reine Arbeits- und Montagekostenanteil neutral für den österreichischen Handwerkerbonus ausgewiesen.
Stammdaten & Belegkennungen: Automatische Anpassung auf UID-Nummer (ATU...), Abgabenkontonummer und Firmenbuchnummer (FN...).
ÖNORM A 2063 im Bauwesen: Im österreichischen Bauwesen regelt die ÖNORM A 2063 den elektronischen Datenaustausch von Leistungsverzeichnissen, Angeboten und Aufmaßen (das österreichische Pendant zum deutschen GAEB-Standard). Das Ausschreibungsmanagement von hwr.manager verarbeitet dieses Format automatisch in derselben Ingestion-Pipeline.

Schweiz (CH)

Steuerliche Neutralität: Schweizer Rechnungen enthalten keinerlei Verweise auf deutsche oder ausländische Steuervergünstigungen (§ 35a EStG ist komplett deaktiviert).
Währung & Kennungen: Volle Unterstützung für Schweizer Franken (CHF) sowie die Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer (UID / MWST im Format CHE-123.456.789 MWST).

Frankreich (FR) und Europa

Factur-X: In Frankreich und im frankophonen Raum heißt der deutsch-französische Hybrid-Standard Factur-X. Da Factur-X und ZUGFeRD 2.2 technisch zu 100 % identisch sind, akzeptieren französische Partner und Portale (z. B. Chorus Pro) die generierten Belege ohne Konvertierung.