Zeitwirtschaft & Abrechnung

Das Modul Zeitwirtschaft dient der lückenlosen Erfassung der Arbeitszeit. Die Daten bilden die Grundlage für die Lohnabrechnung und Projektkalkulation.

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1. Zeiterfassung starten & stoppen (Büro-Ansicht)

Für Mitarbeiter im Büro gibt es ein globales Widget im Header der Web-App:

• Einstempeln: Klicke im Header auf den grünen Button Dienst starten. Das Widget fängt sofort an, deine Arbeitszeit in Echtzeit hochzuzählen.
• Ausstempeln: Klicke am Ende deines Arbeitstages auf den roten Button Dienst beenden.
• Status-Pills: Neben dem Tracker signalisiert eine farbige Pill deinen aktuellen Status (z. B. Aktiv in Grün, Pause in Gelb).

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2. Pausen erfassen

Pausen müssen gesetzlich und betrieblich erfasst werden:

1. Klicke während eines aktiven Dienstes auf den gelben Button Pause starten.
2. Der Haupt-Zeittracker stoppt und ein Pausen-Timer beginnt zu laufen.
3. Klicke nach der Pause auf Pause beenden, um die normale Dienstzeit fortzusetzen.

Hintergrundprozess: Automatische Pausenabzüge

• Sollte ein Mitarbeiter vergessen, seine Pausen manuell zu buchen, greift beim Beenden des Dienstes ein automatischer Hintergrundprozess: Basierend auf den gesetzlichen Vorgaben (z. B. 30 Minuten Abzug ab 6 Stunden Arbeitszeit, 45 Minuten ab 9 Stunden) korrigiert das System die Nettoarbeitszeit automatisch nach unten, sofern der Mitarbeiter nicht bereits ausreichend Pausenzeiten manuell erfasst hat.

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3. Schichten verwalten & korrigieren

Vergessene Stempelzeiten können korrigiert werden:

1. Navigiere zu Zeiten -> Schichtübersicht.
2. Admins und Disponenten können über das Stift-Symbol jede Schicht bearbeiten.
3. Passe das Start- oder Enddatum sowie die Uhrzeit an.
4. Gib eine kurze Begründung für die manuelle Korrektur an (z. B. “Stempeln vergessen”) und klicke auf Speichern.

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4. Admin Remote Shift Control (Not-Aus für Schichten)

Ein häufiges Problem sind “Endlosschichten” – also Schichten, bei denen Mitarbeiter vergessen haben, sich am Feierabend auszustempeln:

• Das Problem: Schichten laufen über Nacht weiter und verfälschen die Zeitkonten massiv.
• Die Funktion (Not-Aus): Im Admin-Dashboard unter Remote Shift Control sieht der Admin alle aktuell aktiven Schichten, sortiert nach Laufzeit.
• Bedienung: Schichten, die z. B. länger als 12 Stunden aktiv sind, werden rot markiert. Der Admin kann über das Not-Aus-Symbol (Stopp-Icon) die Schicht remote beenden.

Hintergrundprozess: Remote-Stopp

• Beim Auslösen des Not-Aus stoppt das System die Schicht rückwirkend. Als Endzeitpunkt wird automatisch die reguläre Feierabendzeit aus dem hinterlegten Wochenplan des Mitarbeiters für diesen Tag eingetragen. Dadurch werden Falschzeiten ohne manuelle Nachberechnung korrigiert.

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5. Monats-Reporting & Lohnabrechnung

Am Monatsende werden die Zeiten gesammelt exportiert:

1. Gehe zu Zeiten -> Monatsberichte.
2. Wähle den gewünschten Monat und den Mitarbeiter (oder das gesamte Team) aus.
3. Das System listet eine Zusammenfassung aller Soll-Stunden, Ist-Stunden, Pausenzeiten und Überstunden auf.
4. Klicke auf PDF exportieren, um einen detaillierten und unterschriftsfertigen Stundenzettel zu generieren, der direkt an die Lohnbuchhaltung übermittelt werden kann.