Partnernetzwerk (B2B)

Das Partnernetzwerk ist ein dauerhafter Kernbestandteil von hwr.manager (kein optionales, zu aktivierendes Modul) und steht jedem Mandanten ohne zusätzliche Freischaltung zur Verfügung. Es ermöglicht die medienbruchfreie Zusammenarbeit zwischen eigenständigen Betrieben, Dienstleistern und Verwaltungen. Statt Einsätze per E-Mail, WhatsApp oder PDF auszutauschen, werden Aufträge direkt mandantenübergreifend an verknüpfte Partnerunternehmen übergeben – inklusive Terminierung, Anlagendaten, Checklisten und digitalem Rapport-Rückfluss.

1. Architektur: Federated Multi-Tenant Dispatching

In hwr agiert jeder Partnerbetrieb über seinen eigenen Mandanten. Externe Monteure oder Subunternehmer müssen nicht als Mitarbeiter im fremden Tenant angelegt werden:

Strikte Mandantentrennung (Zero RLS-Leakage): Jeder Betrieb sieht ausschließlich seine eigenen Kunden, Kalkulationen und Betriebsinterna.
Spiegelauftrags-Muster (Shadow Job): Bei Weitergabe eines Einsatzes entsteht beim Partner ein vollwertiger Eigenauftrag, den dieser in seiner eigenen Einsatzplanung terminieren und seinen Mitarbeitern zuweisen kann.
Termin- & Dauertransfer: Vereinbarte Startzeiten (scheduled_at) und veranschlagte Dauern (estimated_duration) fließen automatisch in den Kalender und die Plantafel des Partnerbetriebs.
Zwei-Wege-Rapport: Nach Abschluss der Arbeiten reicht der Partner seinen Arbeitsbericht digital ein. Der Auftraggeber prüft und nimmt die Leistung mit einem Klick ab.

2. Partner einladen & verknüpfen (`/settings/partners`)

Das Partnernetzwerk wird zentral unter Einstellungen -> Partnernetzwerk verwaltet.

Partnerbetrieb einladen

Navigieren Sie zu Einstellungen -> Partnernetzwerk und klicken Sie auf Partner einladen.
E-Mail des Partners: Tragen Sie die geschäftliche E-Mail-Adresse des Betriebs ein.
Gewerk / Fachbereich: Geben Sie das primäre Gewerk an (z. B. Elektrotechnik, Kälte- und Klimatechnik, Trockenbau).
Standard-Stundensatz & Zahlungsziel: Hinterlegen Sie den vereinbarten Verrechnungssatz (netto) sowie das Zahlungsziel in Tagen. Diese Werte dienen als Vorbelegung für künftige Aufträge und können pro Einsatz individuell angepasst werden.
Einladungs-Link erzeugen: Klicken Sie auf Einladung erstellen.

Wie der Partner beitritt:

Bestehende hwr-Nutzer: Der Partner öffnet den Einladungs-Link und bestätigt die Verbindung mit einem Klick in seinem System.
Neue Betriebe (3 Free Seats): Registriert sich der Partner neu über den Link, erhält er dauerhaft bis zu 3 kostenfreie Benutzerkonten inklusive mobiler App, digitaler Zeiterfassung und Auftragsabwicklung. Die Partnerschaft wird sofort automatisch aktiv geschaltet.

3. Kooperations-Einstellungen, Status & Partnerschafts-Sperre

Im Partnerverzeichnis (/settings/partners) können bestehende Partnerschaften jederzeit über das Bearbeiten-Symbol konfiguriert werden:

Standard-Stundensatz (netto): Standard-Verrechnungssatz für Einsätze nach Aufwand.
Zahlungsziel: Standard-Zahlungsfrist für Rechnungen.
Automatische Auftragsannahme (Auto-Accept): Wenn aktiviert, werden weitergeleitete Aufträge des Partners ohne manuelle Bestätigung direkt als angenommener Einsatz in die eigene Auftragsliste übernommen.

Status-Verwaltung & Partnerschafts-Sperre (Operativer Arbeitsstopp)

Eine Partnerschaft kann vier operative Zustände annehmen:

Aktiv (active): Normale Zusammenarbeit; Aufträge können bidirektional vergeben, angenommen und abgerechnet werden.
Pausiert (paused): Vorübergehend keine neuen Auftragsweitergaben; laufende Aufträge können noch abgeschlossen werden.
Gesperrt (blocked - Operativer Freeze):
- Pflichtbegründung: Das Verhängen einer Sperre erfordert zwingend die Angabe eines verbindlichen Sperrgrunds (z. B. Zahlungsrückstand, Mängelrüge / Schadensfall, Qualitätsprüfung, Vertragsverletzung oder Sonstiges mit detaillierter Aktennotiz).
- Sofortiger Arbeitsstopp: Alle aktiven Einsätze mit dem Partnerbetrieb werden sofort eingefroren.
- Handshake-Blockade: Offene Auftragsannahmen, Rapport-Übermittlungen sowie Freigaben und Abnahmen werden serverseitig und im UI blockiert, bis die Sperre aufgehoben wird.
- Audit-Dokumentation: Die Verhängung der Sperre sowie der hinterlegte Grund werden automatisch als Audit-Ereignis in die Aktivitäten-Historie aller betroffenen Aufträge protokolliert.
- Sperre aufheben: Sobald der Grund geklärt ist (z. B. Zahlungsausgleich, Mängelbeseitigung), kann die Sperre in den Einstellungen mit einem Klick aufgehoben werden. Laufende Aufträge können unmittelbar fortgesetzt werden.
Beendet (terminated): Endgültige Auflösung der Kooperation.

4. Auftrag an Partnerbetrieb vergeben (`/jobs/[id]`)

In der Detailansicht jedes Auftrags befindet sich in der rechten Seitenleiste die Karte Partnernetzwerk & Weitergabe.

Weitergabe konfigurieren

Klicken Sie auf An Partnerbetrieb vergeben.
Partner wählen: Wählen Sie das gewünschte Partnerunternehmen aus dem Verzeichnis.
Leistungsumfang festlegen:
- Gesamtauftrag: Der gesamte Einsatz wird an den Partner übergeben. Bei finaler Abnahme wird auch der Ursprungsauftrag automatisch als abgeschlossen markiert.
- Teilgewerk: Nur ein Teilbereich wird fremdvergeben; der Hauptauftrag bleibt in eigener Bearbeitung.
- Regieunterstützung: Zusätzliche Unterstützung auf Stundenbasis.
Datenschutz & Kundenschutz (Privacy Level):
- Vollständig sichtbar: Name, Adresse und Telefonnummer des Endkunden werden transparent übermittelt.
- Neutralisiert (Maskiert): Kundentelefonnummern werden ausgeblendet; die Kommunikation vor Ort läuft über die Zentrale des Auftraggebers.
Vergütungsmodell:
- Fester Pauschalpreis: Fester Netto-Betrag für die Ausführung.
- Abrechnung nach Aufwand: Abrechnung nach tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden mit Stundensatz und optionalem Höchstbudget.
Terminabstimmung:
- Geplanter Einsatzbeginn und geschätzte Dauer werden automatisch aus dem Auftrag übernommen und können bei Bedarf angepasst werden.
Kundenanlagen, Einsatzort, Checklisten & Stückliste:
- Einsatzort & Anschrift: Der Ausführungsort wird automatisch als zugeordneter Standort beim Partner angelegt.
- Kundenanlagen: Alle dem Auftrag zugewiesenen Anlagen (job_assets) inklusive Hersteller, Modell und Seriennummer werden gespiegelt und im Partnerauftrag verknüpft.
- Checklisten: Alle Aufgaben der aktiven Checkliste werden 1:1 geklont.
- Vor-Ort-Ansprechpartner: Bei Datenschutzniveau Vollständig sichtbar wird der Ansprechpartner vor Ort mit Name, Telefonnummer und E-Mail übermittelt.
- Stückliste & Beistellmaterial: Geplante Materialien werden als strukturierte Montageliste übertragen – strikt bereinigt ohne interne Einkaufspreise (EK).
Instruktionen: Spezifische Hinweise zu Anfahrt, Schlüsseln oder Besonderheiten erfassen.
Klicken Sie auf Auftrag jetzt vergeben.

5. Durchführung beim Partnerbetrieb

Nimmt der Partner den Einsatz an (oder greift die Auto-Annahme), geschieht Folgendes:

Spiegel-Auftrag erzeugt: Im System des Partners entsteht automatisch ein neuer Auftrag mit dem Titel [Partner] <Auftragstitel>.
Terminierung im Kalender: Der geplante Termin und die Dauer sind direkt eingetragen und erscheinen in der Plantafel des Partners.
Mitarbeiter-Zuweisung: Der Partner disponiert seine eigenen Mitarbeiter auf den Auftrag.
Vor-Ort-Ausführung: Die Mitarbeiter des Partners arbeiten den Einsatz über die mobile App ab.

6. Nachtrags- und Mehraufwands-Management (Königsdisziplin)

In der Praxis scheitern Nachunternehmer-Partnerschaften häufig an unvorhergesehenen Mehrarbeiten vor Ort (z. B. marode Leitungen, verdeckte Bauschäden, Zusatzwünsche des Kunden). Ohne transparente digitale Autorisierung kommt es bei der Schlussrechnung zu Streitigkeiten über unautorisierte Mehrkosten.

hwr löst dieses Problem durch einen volldigitalen Nachtrags-Freigabeprozess:

1. Mehraufwand beantragen (Subunternehmer)

Stellt der Techniker oder Bauleiter vor Ort fest, dass das vereinbarte Budget oder der Pauschalpreis nicht ausreicht:

In der Partner-Karte des Auftrags klickt der Partner auf Mehraufwand beantragen.
Bezeichnung & Begründung: Erfassung des Grunds (z. B. „Zuleitung ab Strang korrodiert, Erneuerung unumgänglich“).
Kalkulation:
- Zusätzliche Arbeitszeit in Stunden (wird mit dem vereinbarten Stundensatz multipliziert)
- Zusätzliche Materialkosten (netto)
- Oder freier Pauschalbetrag
Mit Klick auf Mehraufwand jetzt beantragen wird die Anfrage übermittelt. Der Status wechselt auf pending (Wartet auf Auftraggeber).

2. Prüfung & Entscheidung (Hauptauftraggeber)

Der Hauptauftraggeber sieht die Anfrage sofort in der Partner-Karte seines Auftrags:

Übersichtliches Prüfbanner: Anzeige von Bezeichnung, Vor-Ort-Begründung, Stunden, Material und berechnetem Gesamtbetrag.
1-Klick-Freigabe: Mit Klick auf Freigeben (+XXX,XX €) wird der Mehraufwand autorisiert.
- Bei Pauschalpreis (fixed_price): Der vereinbarte Festpreis (agreed_price_net) wird in der Datenbank automatisch um die genehmigte Summe erhöht.
- Bei Aufwand (actual_hours): Das Maximalbudget (max_budget_net) wird automatisch angehoben.
Qualifizierte Ablehnung: Klick auf Ablehnen erfordert eine kurze Pflichtbegründung (z. B. „Bitte provisorisch absichern, Angebot für Gesamtsanierung erstellen wir separat“). Der Partner sieht die Begründung sofort.

3. Abrechnungssicherheit & GoBD-Historie

Transparente Vergütungsaufschlüsselung:
- Basis-Vergütung: z. B. 450,00 €
- + Freigegebener Mehraufwand (1): +185,00 €
- Gesamt-Vergütung: 635,00 € netto
Verbindliche Abrechnungsgrundlage: Der Subunternehmer kann bei Auftragsabschluss exakt den autorisierten Betrag in Rechnung stellen.
Unveränderbarer Prüfpfad: Jeder Nachtrag wird mit Zeitstempel, Benutzer-ID und Betrag in der Aktivitäten-Historie (partner_dispatch_events) dokumentiert.

7. Digitaler Rapport & Finale Abnahme

Rapport einreichen: Nach Fertigstellung klickt der Partner auf Rapport an Auftraggeber einreichen und übermittelt eine Zusammenfassung der durchgeführten Arbeiten sowie Notizen.
Prüfung durch Auftraggeber: Der Auftraggeber sieht den Status Rapport eingereicht sowie den übermittelten Arbeitsbericht direkt in seinem Auftrag.
1-Klick-Abnahme: Mit einem Klick auf Rapport abnehmen & freigeben bestätigt der Auftraggeber die ordnungsgemäße Durchführung.
Audit-Trail: Sämtliche Übergabe-, Annahme- und Freigabeschritte werden mit Zeitstempel und beteiligten Personen in der Aktivitäten-Historie revisionssicher dokumentiert.

8. Rollen & Zugriffsrechte

Die Berechtigungen für das Partnernetzwerk werden in der Rollenverwaltung (/organization/roles) unter der Kategorie Partnernetzwerk gesteuert:

Berechtigung	Schlüssel	Beschreibung
Partnernetzwerk einsehen	`partner_network:view`	Erlaubt das Einsehen des Partnerverzeichnisses und der Weitergabe-Historie in Aufträgen.
Partnernetzwerk verwalten	`partner_network:manage`	Erlaubt das Einladen von Partnern, Anpassen von Konditionen, Vergeben von Aufträgen, Genehmigen von Mehraufwänden sowie Abnehmen von Rapporten.

9. Mobiler Schnellstart & Fast-Track Onboarding (Geräte-Split)

Um Montagepartnern und Subunternehmern den Einstieg so einfach wie möglich zu machen, differenziert hwr bei der Registrierung strikt nach dem verwendeten Endgerät:

Fast-Track Onboarding auf Smartphones:
- Öffnet ein eingeladener Nachunternehmer den Link auf seinem Handy, muss er lediglich Vorname, Nachname, Firmenname, E-Mail und Passwort eingeben (Aufwand: ca. 20 Sekunden).
- Das System initialisiert Standard-Nummernkreise (Aufträge, Angebote, Rechnungen, Kunden) und Standard-Einheiten (Stk, Std., m etc.) vollautomatisch im Hintergrund.
- In der Organisation wird die Status-Flag onboarding_status = 'fast_track' (is_fast_track = true) gesetzt.
- Der Partner wird nicht durch ein 5-stufiges Büro-Formular mit IBAN- oder Logo-Abfragen blockiert, sondern landet direkt in der mobilen Auftragsansicht (/jobs) bzw. bei der Partnerbestätigung.
Vollständiges Büro-Onboarding am Desktop-PC:
- Meldet sich derselbe Nutzer später an einem Desktop-PC oder Mac im Büro an, steht ihm der vollständige Einrichtungsassistent (/onboarding) zur Verfügung.
- Hier können Steuernummer, USt-IdNr., IBAN/BIC, Briefpapier-Logo und individuelle Nummernkreise bequem mit Maus und Tastatur gepflegt werden.
Automatisches Status-Upgrade:
- Sobald der Betrieb seine Kern-Stammdaten (Steuernummer und IBAN) hinterlegt hat, wechselt der Status automatisch von 'fast_track' auf 'completed' (is_fast_track = false).

10. Lead-Konvertierung & B2B-Landingpage (`/fuer-partner`)

Eingeladene Partnerbetriebe können hwr nicht nur zur Auftragsannahme nutzen, sondern als vollwertige Software für ihren gesamten Betrieb:

3 kostenfreie Benutzerkonten: Jeder Partnerbetrieb erhält bis zu 3 Benutzerkonten dauerhaft kostenlos (0,00 € Free Tier).
Eigene Aufträge & GoBD-Rechnungen: Partner können eigene Kunden anlegen, Angebote und rechtssichere Rechnungen schreiben und Zeiterfassung nutzen.
Gezielte Ansprache: Unter /fuer-partner steht eine eigens auf Nachunternehmer zugeschnittene Marketing-Landingpage bereit, die die Vorteile digitaler Auftragsannahme und die kostenfreie Eigennutzung erläutert.
Dashboard-Hinweis: Betriebe im Schnellstart-Status sehen im Web-Dashboard einen dezenten Hinweis mit direktem Absprung zur Stammdaten-Vervollständigung und zur Partner-Vorteilsseite.

11. Revisionssicherheit & GoBD-Archivierung bei Account-Löschung

Sollte ein externer Nachunternehmer sein hwr-Konto zu einem späteren Zeitpunkt löschen, bleiben die Daten des Auftraggebers GoBD-konform geschützt:

Snapshot-Sicherung: Bei jeder Auftragsweitergabe werden Firmenname, Stundensatz, Konditionen, genehmigte Nachträge und übermittelte Anlagendaten unveränderlich als Snapshot in partner_job_dispatches gesichert.
Keine Kaskadenlöschung (ON DELETE SET NULL): Die Fremdschlüsselbindung zur Partnerorganisation wird bei einer Mandantenlöschung auf NULL gesetzt, während der Weitergabebeleg, die Historie, genehmigte Nachträge und der finale Rapport im System des Auftraggebers vollständig erhalten bleiben.
Archiv-Kennzeichnung: Gelöschte Partner werden in der Auftrags- und Weitergabehistorie mit dem Hinweis „[Partnerkonto gelöscht]“ und dem genauen Löschdatum revisionssicher ausgewiesen.

12. Arbeitnehmerüberlassung & Leiharbeitskräfte (AÜG)

Neben der werkvertraglichen Auftragsweitergabe unterstützt das Partnernetzwerk auch die direkte Entleihe externer Fachkräfte im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung (AÜG):

Bedarfsanfragen an Verleihpartner: Anfrage von Monteuren nach Gewerk, Schichtmodell, Einsatzort und Budgetvorstellung.
1-Klick-Übernahme in die Plantafel: Nach Annahme des Überlassungsangebots erscheint die Fachkraft im Dispositions-Kalender (/dispatch) und kann per Drag & Drop auf eigene Aufträge und Wartungen eingeteilt werden.
Wöchentliche Tätigkeitsnachweise & Stichtags-Kündigung: Freigabe von Stundenzetteln und vorzeitiges Beenden laufender Überlassungen direkt im Cockpit.

Ausführliche Informationen zum gesamten Entleihprozess finden Sie im Leitfaden Leiharbeit & Zeitarbeit (AÜG).