Schlüsselverwaltung (Modul)

Die Schlüsselverwaltung ist ein aktivierbares Zusatzmodul für Handwerksbetriebe und Dienstleister, die Liegenschaftsschlüssel, Generalschlüssel, Schrankenöffner oder Fahrzeugschlüssel verwalten. Das Modul gewährleistet einen lückenlosen Nachweis über den Verbleib jedes Schlüssels, schützt vor Schlüsselverlusten und bindet die Schlüsselübergabe direkt in den täglichen Arbeitsablauf von Monteuren ein.

1. Modul aktivieren (`/settings/modules`)

Die Schlüsselverwaltung ist als optionales Modul konzipiert, um die Benutzeroberfläche für Betriebe ohne Schlüsselbedarf schlank zu halten.

Aktivierung: Unter Einstellungen -> Module (/settings/modules) kann die Schlüsselverwaltung mit einem Klick aktiviert oder deaktiviert werden.
Navigation: Nach der Aktivierung erscheint der Eintrag Schlüssel (/keys) in der Hauptnavigation.
Auftragsintegration: Ist das Modul aktiv, analysiert das System bei jedem Auftrag automatisch, ob für den Einsatzort oder Kunden registrierte Schlüssel hinterlegt sind.

2. Schließanlagen und Schlüsselstamm (`/keys`)

Die Verwaltung gliedert sich in Schließanlagen, Einzelschlüssel und das Bewegungsprotokoll.

Schließanlagen erfassen

Systemdaten: Erfassung von Bezeichnung, Systemnummer / Schließungsnummer und Hersteller (z. B. Kaba, BKS, DOM, EVVA, SimonsVoss).
Sicherungskarte: Dokumentation der Sicherungsschein- oder Kartennummer zur Autorisierung von Schlüssel-Nachbestellungen.
Zuordnung: Optionale Verknüpfung mit einem festen Kunden oder einer Liegenschaft.

Schlüssel anlegen

Gravur und Kennzeichnung: Eindeutige Kennzeichnung des Schlüssels (z. B. GHS-01, HS-2, TOR-Nord).
Schlüsseltyp: Differenzierung nach Objektschlüssel, Generalschlüssel / Hauptschlüssel, Transponder / RFID-Chip, Fahrzeugschlüssel oder Sonstige.
Aufbewahrungsort / Lagerort: Exakte Angabe des Schlüsselkastens und Hakens (z. B. Schlüsselkasten 1, Haken 14).
Bestand und Exemplare: Erfassung der Gesamtzahl vorhandener Schlüssel-Exemplare.
Zusatzhinweise: Notizen zu Alarmaufschaltungen, Zutrittszeiten oder Berechtigungen.

3. Ausgabe und Rücknahme (Audit-Protokoll)

Jede Schlüsselbewegung wird mit Zeitstempel und beteiligten Personen unveränderbar dokumentiert.

Schlüsselausgabe erfassen

Klicken Sie in der Schlüsselübersicht beim gewünschten Schlüssel auf Ausgeben.
Empfänger wählen:
- Eigener Mitarbeiter: Auswahl aus dem Mitarbeiterstamm.
- Nachunternehmer / Dritte: Erfassung von Name, Firma und Telefonnummer des externen Dienstleisters.
Rückgabefrist festlegen: Auswahl eines Zieldatums (z. B. Heute, Morgen, In 3 Tagen).
Auftragsbezug: Optional kann der Schlüssel direkt einem spezifischen Auftrag zugeordnet werden.

Schlüsselrücknahme

Bei Rückgabe klickt der zuständige Mitarbeiter auf Zurücknehmen.
Zustandsprüfung: Erfassung des Zustands (Einwandfrei oder Beschädigt / Mangelhaft).
Nach Bestätigung steht der Schlüssel sofort wieder mit dem Status „Im Kasten“ zur Verfügung.

Überfälligkeits-Warnung

Überschreitet eine Ausgabe das vereinbarte Rückgabedatum, wechselt der Status automatisch auf Rückgabe überfällig. Ein Warnsignal auf den Übersichtskarten weist Administratoren sofort auf offene Schlüssel hin.

4. Auftrags- und Dispositionsintegration

Um zu verhindern, dass Monteure ohne erforderliche Schlüssel zur Baustelle fahren, ist die Schlüsselverwaltung direkt mit Aufträgen und der Einsatzplanung verknüpft:

Hinweis auf der Auftragsdetailseite (`/jobs/[id]`)

Befindet sich für die Liegenschaft oder den Kunden des Auftrags ein Schlüssel im Bestand, wird oberhalb der Arbeitsdaten automatisch die Hinweiskachel Benötigte Objektschlüssel eingeblendet:

Hinweistext: „Schlüssel wird benötigt, bitte vor Abfahrt am Lagerort abholen: [Lagerort]“.
Statusanzeige: Zeigt sofort, ob der Schlüssel im Kasten verfügbar ist oder bereits an einen Kollegen ausgegeben wurde.
1-Klick-Übernahme: Monteure können den Schlüssel mit einem Klick auf „Schlüssel für Auftrag übernehmen“ direkt auf sich verbuchen.

Anzeige in der Einsatzplanung (`/dispatch`)

Auf dem Disponenten-Board erhalten terminierte Einsätze mit hinterlegtem Schlüssel einen dezenten Text-Hinweis mit dem genauen Lagerort. Disponenten sehen so auf einen Blick, welche Aufträge Vorbereitung am Schlüsselkasten erfordern.

5. Verlustmeldung und Sperrvermerk

Geht ein Schlüssel verloren oder wird entwendet:

Wählen Sie beim betroffenen Schlüssel die Option Verlust melden.
Geben Sie Datum, Umstände und den Hergang des Verlusts an.
Sperrvermerk setzen: Kennzeichnet den Zylinder oder Transponder als gesperrt, um unbefugten Zutritt zu verhindern und Nachweise für Versicherungen vorzuhalten.
Der Schlüssel wird in den Status Verloren versetzt und aus den aktiven Auswahllisten entfernt.

6. Rollen und Rechteverwaltung

Die Rechteverwaltung passt sich dynamisch an den Aktivierungsstatus des Moduls an. Ist das Modul deaktiviert, werden schlüsselbezogene Rechte in der Rollenübersicht ausgeblendet.

Nach Aktivierung stehen unter Unternehmen -> Rollen und Rechte (/organization/roles) folgende Berechtigungen zur Verfügung:

Berechtigung	Technischer Bezeichner	Beschreibung
Schlüssel ansehen	`keys:view`	Zugriff auf die Schlüsselübersicht, Schließanlagen und das Bewegungsprotokoll.
Schlüssel ausgeben / zurücknehmen	`keys:issue`	Buchen von Schlüsselausgaben, Rücknahmen und Erfassen von Verlustmeldungen.
Schlüssel verwalten	`keys:manage`	Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Schlüsseln und Schließanlagen-Stammdaten.

Hinweis für Administratoren: Mitglieder der Rolle Administrator sowie Organisationsinhaber verfügen automatisch über Vollzugriff auf alle Funktionen der Schlüsselverwaltung.