Mitarbeiter-Ausrüstung & Übergabeprotokolle

Handwerks- und Servicebetriebe statten ihre Mitarbeiter mit hochwertigen Werkzeugen, Maschinen, Messgeräten, Fahrzeugschlüsseln und IT-Geräten aus. Das Modul Mitarbeiter-Ausrüstung & Übergaben (/inventory/handovers) sorgt für eine lückenlose Dokumentation: vom ersten Arbeitstag über den laufenden Einsatz bis zum geordneten Austritt eines Mitarbeiters.

1. Übersicht & Zielsetzung

Kein Werkzeugschwund: Jederzeit transparenter Nachweis, welcher Mitarbeiter für welches Gerät verantwortlich ist.
Schnelles Onboarding: Standardisierte Pakete je Gewerk ersparen mühsames Einzelerfassen bei Neuzugängen.
Rechtssichere Nachweise: Druckfertige A4-Übergabeprotokolle mit Unterschriftsfeldern und digitaler Quittierung.
Geordnetes Offboarding: Bei Ausscheiden eines Mitarbeiters gleicht das System automatisch alle offenen Gegenstände ab und dokumentiert Mängel oder Fehlbestände.

2. Standard-Sets nach Gewerk & Rolle

Um den Ausgabeprozess zu beschleunigen, können vorkonfigurierte Standard-Sets definiert werden:

Standard-Ausstattung Sanitär & Heizung:
- Rohrabschneider, Pressbacken Mini, Akku-Pressmaschine, Stufenschlüssel, Laser-Distanzmesser, Sicherheitsschuhe S3, Werkzeugkoffer.
Standard-Ausstattung Elektroinstallation:
- VDE-Schraubendreher-Satz, Spannungsprüfer (Duspol), Abisolierzange, Duspol-Kalibrierzertifikat, Sicherheitshelm.
Bauleiter- & Meister-Paket:
- Tablet / Firmen-Smartphone, Laser-Messgerät, Generalschlüssel Liegenschaften, Baustellen-Sicherheitsset.

Jedes Set fasst Artikel, Werkzeuge und Geräte mit Standardmengen und Typen zusammen.

3. Digitales Onboarding: Ausrüstung ausgeben

Wenn ein neuer Mitarbeiter im Betrieb startet:

Navigieren Sie zu Lager -> Übergaben -> Neue Übergabe.
Mitarbeiter & Typ wählen: Wählen Sie den Mitarbeiter und die Art der Übergabe (Onboarding / Erstausstattung oder Laufende Einzelausgabe).
Standard-Set laden: Mit einem Klick auf „Set laden“ (z. B. SHK-Monteur) werden alle definierten Werkzeuge und Geräte automatisch in die Liste geladen.
Serien- & Inventarnummern zuweisen: Für hochwertige Maschinen oder Prüfmittel (z. B. Hilti Bohrhammer, Viega Pressmaschine) werden die individuellen Serien- oder Inventarnummern hinterlegt.
Konditionen & Zustand prüfen: Der Zustand wird standardmäßig als „Neu“ oder „Gebraucht (einwandfrei)“ dokumentiert.
Abschließen & Quittieren: Das Protokoll wird gespeichert und als rechtssicherer Nachweis archiviert.

Druckfertiger A4-Übergabeschein

Über die Schaltfläche Protokoll drucken (PDF) generiert das System ein sauberes A4-Dokument mit:

Firmenkopf und Mitarbeiterdaten
Vollständiger Aufstellung aller ausgegebenen Gegenstände inkl. Seriennummern
Belehrungstext über sorgfältige Behandlung und Rückgabepflicht
Unterschriftszeilen für Ausgebenden und Empfänger

4. Der Mitarbeiter-Ausrüstungsspiegel

Unter Lager -> Übergaben -> Ausrüstungsspiegel (oder direkt im Mitarbeiterprofil unter Organisation -> Mitarbeiter -> [Name] -> Ausrüstung) sehen Disponenten und Lagerleiter jederzeit:

Welche Werkzeuge, Maschinen und Schlüssel hat Mitarbeiter X aktuell in Besitz?
Seit wann befindet sich das Gerät beim Mitarbeiter?
Welche Geräte haben anstehende DGUV V3 Prüffristen oder Kalibrierungen?

5. Digitales Offboarding: Rücknahme & Inventarabgleich

Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, stellt das Offboarding sicher, dass keine Firmengeräte verloren gehen:

Wählen Sie Neue Übergabe -> Rücknahme / Offboarding.
Wählen Sie den ausscheidenden Mitarbeiter aus.
Automatischer Soll-Abgleich: Das System lädt automatisch alle Positionen, die der Mitarbeiter laut Historie noch in Besitz hat.
Zustandsbewertung je Position:
- Zurückgegeben (in Ordnung): Gerät wandert zurück in das Zentrallager.
- Mangelhaft / Defekt: Schaden wird vermerkt, Reparatur veranlasst.
- Fehlt / Verloren: Verlustvermerk mit Wiederbeschaffungswert zur Klärung oder Übergabe an die Lohnbuchhaltung.
- Verbleibt beim Mitarbeiter: Für individuelle Arbeitskleidung oder persönliche Gegenstände.
Rückgabequittung: Beide Parteien unterzeichnen das Rücknahmeprotokoll. Offene Posten werden transparent ausgewiesen.