Einkauf & Bestellwesen

Das Modul Einkauf & Bestellwesen verbindet den operativen Materialbedarf auf der Baustelle und in der Werkstatt mit dem kaufmännischen Beschaffungsprozess in hwr.manager.

Das System folgt dem Grundsatz „Lean by Default – Skalierbar für Enterprise“:

Handwerksbetriebe (Standard): Fehlmengen und Bedarfe werden direkt ohne bürokratische Hürden bestellt oder automatisch in einem offenen Tages-Sammelkorb pro Lieferant gebündelt.
Größere Betriebe (Enterprise): Können optional die 2-stufige Freigabepflicht aktivieren, bei der Bestellanforderungen vorab durch Projektleiter, Meister oder Geschäftsleitung genehmigt werden müssen.

1. Der Beschaffungs-Workflow im Überblick

[ 1. Bedarf / Fehlmenge ] ──> [ 2. Bündelung / Sammelkorb ] ──> [ 3. Bestellung ] ──> [ 4. Wareneingang ]
   Aus Auftrag, Packliste        Offener Lieferanten-Entwurf       Auslösen an GH       Mitarbeiter-Info
   oder Mindestbestand           mit Auftrags-Kommission           PDF / E-Mail         Lager-Zubuchung

Bedarfs- oder Fehlmengenerkennung: Bei der Materialbedarfsplanung im Auftrag, beim morgendlichen Packen an der mobilen Tages-Packliste oder bei Erreichen des Mindestbestands im Lager stellt das System eine Fehlmenge fest.
Sammelbestellung & Frachtoptimierung: Das Material wird mit einem Klick dem offenen Tagesentwurf des jeweiligen Großhändlers zugeordnet (unter Erhalt der Auftragsreferenz als Lieferantenkommission).
Bestellauslösung: Der gesammelte Entwurf wird geprüft und gebündelt an den Großhändler übermittelt.
Wareneingang & automatische Benachrichtigung: Bei Lieferung wird die Ware eingebucht. Die dem Auftrag zugewiesenen Techniker erhalten sofort eine Benachrichtigung („Material eingetroffen!“).

2. Direkte Fehlmengen-Bestellroutine

In hwr greifen zwei Schnittstellen nahtlos in die Beschaffung ein:

A. Aus der Auftrags-Materialplanung (Manager)

In der Detailansicht eines Auftrags unter Material & Baustellenlager:

Bei der Auswahl eines Artikels prüft das System in Echtzeit den frei verfügbaren Bestand im Quelllager (Frei verfügbar = Physisch minus Reserviert).
Übersteigt der Bedarf den freien Bestand, warnt das System visuell:

Fehlmenge: 5 Stk fehlen im gewählten Lager!
Ein Klick auf „Fehlmenge bestellen“ öffnet den Schnellerfassungs-Dialog.

B. Aus der mobilen Tages-Packliste (Mobile App)

Beim morgendlichen Beladen des Service-Fahrzeugs:

Fehlen geplante Artikel im Zentrallager oder im Regalfach, kann der Monteur den Fehlbestand direkt über die mobile Packliste als Nachbestellbedarf markieren.
Der Disponent im Büro sieht die gemeldete Fehlmenge sofort im Manager und kann sie in den nächsten Bestelllauf übernehmen.

Schnellerfassungs-Dialog & Lieferanten-Bündelung

Im Bestelldialog sind Artikel, Fehlmenge und der bevorzugte Lieferant (aus den Artikel-Konditionen) bereits vorausgewählt:

Zu bestehendem Tages-Sammelentwurf hinzufügen (Standard):
- Existiert für den gewählten Großhändler für heute bereits ein offener Bestellentwurf (draft), fügt das System die Position automatisch hinzu.
- Vorteil: Keine Mindermengenzuschläge, gebündelte Frachtkosten und eine gemeinsame Lieferschein-Sendung.
- Kommission erhalten: Die Position behält das Label des Kundenauftrags (z. B. „Kommission: Auftrag #1042 – Heizzentrale Schmidt“).
Als separate Einzelbestellung anlegen:
- Für Express-Lieferungen oder Spezialartikel, die nicht mit Standard-Lagerware vermischt werden dürfen.
Lieferziel definieren:
- Zentrallager / Werkstatt: Anlieferung an den Betriebshof.
- Direktlieferung zur Baustelle: Anlieferung an die Kundenadresse oder das Baustellenlager des Auftrags.

3. Lieferantenverwaltung & Konditionen

Unter Einkauf -> Lieferanten werden alle Großhändler, Hersteller und Dienstleister gepflegt:

Stammdaten: Firmenname, Kundennummer beim Lieferanten, Zahlungsziel, Standard-Lieferzeit in Tagen und Mindestbestellwert für versandkostenfreie Lieferung.
Ansprechpartner: E-Mail-Adresse der Bestellannahme, Außendienst-Kontakte und Telefonnummern.
Artikel-Konditionen: Zuordnung von Artikeln zu Lieferanten mit spezifischen Großhandels-Artikelnummern, Verpackungseinheiten (VPE) und individuellen Einkaufspreisen (Einkaufsrabattgruppen).

4. Status-Workflow von Lieferantenbestellungen

Jede Bestellung durchläuft einen definierten, auditierbaren Lebenszyklus:

Status	Bedeutung	Auswirkung
Entwurf (`draft`)	Sammelkorb des Tages. Positionen können ergänzt, Mengen angepasst oder gelöscht werden.	Keine Bestandsveränderung.
Bestellt (`ordered`)	Bestellung wurde verbindlich an den Lieferanten übermittelt (PDF generiert, E-Mail versendet).	Erwarteter Wareneingang wird im Dispositions-Monitor geführt.
Teilgeliefert (`partially_received`)	Ein Teil der Positionen oder Teilmengen ist eingetroffen und wurde eingebucht.	Physischer Bestand der gelieferten Positionen wird erhöht; Restmenge bleibt offen.
Geliefert (`received`)	Alle Positionen sind vollständig eingegangen und geprüft.	Vorgang abgeschlossen. Vollständige Einbuchung ins Lager.
Storniert (`cancelled`)	Vorgang abgebrochen.	Keine Auswirkung auf Bestände.

5. Wareneingang, Lieferschein-Erfassung & Scan-to-Bin

Trifft die Ware am Betriebshof, im Hauptlager oder auf der Baustelle ein, kann der Wareneingang sowohl im Web-Manager als auch vollständig mobil in hwr.mobile abgewickelt werden:

Bestellung aufrufen: In der offenen Bestellung auf Wareneingang erfassen tippen oder im mobilen Lagerbereich direkt Wareneingang & Bestellungen öffnen.
Lieferschein-Belegdaten & Foto:
- Eingabe von Lieferschein-Nummer und Lieferschein-Datum zur lückenlosen Nachvollziehbarkeit für die Buchhaltung.
- Lieferschein fotografieren / scannen: Ein Schnappschuss des Papier-Lieferscheins wird direkt mit der Wareneingangsbuchung verknüpft und revisionssicher archiviert.
Mengenprüfung & Mindermengen: Gelieferte Mengen je Position prüfen und eintragen. Bei Teilmengen bleibt die Restmenge automatisch im Status „Teilgeliefert“ offen.
Regalplatz-Zuweisung (Scan-to-Bin):
- Positionen können direkt per Kamera-Scan des Barcodes/QR-Codes an Regalfächern einem konkreten Lagerfach zugewiesen werden (Zero Typing).
100% Offline-Fähigkeit im Lagerkeller & Tiefgarage:
- Aktive Bestellungen werden automatisch auf den mobilen Endgeräten zwischengespeichert.
- Auch ohne Internetverbindung können Techniker Lieferscheine erfassen, Fotos aufnehmen und Wareneingänge buchen. Die Buchungen werden in der lokalen Sync-Queue abgelegt und automatisch hochgeladen, sobald wieder Netzempfang besteht.
Automatische Buchungen & Journal:
- Der physische Lagerbestand wird in Echtzeit erhöht.
- Ein lückenloser Datensatz wird im Lagerjournal (inventory_movements) mit Wareneingangs-ID, Lieferscheinnummer, Fachzuweisung und Benutzer erzeugt.
In-App Benachrichtigung für Monteure:
- War die Bestellung mit einem Kundenauftrag verknüpft, erhalten alle diesem Auftrag zugewiesenen Monteure unmittelbar eine Meldung im Benachrichtigungscenter:
  
  Material eingetroffen: Lieferung für Auftrag #1042 (Heizzentrale Schmidt) steht im Lager bereit.

6. Optionale 2-Stufen-Freigabe (Enterprise-Modus)

Für Betriebe mit mehrstufiger Freigabehierarchie kann die Genehmigungspflicht für Beschaffungen aktiviert werden:

Aktivierung: Unter Einstellungen -> Einkauf & Freigaben die Option Freigabepflicht für Bestellungen aktivieren.
Ablauf:
- Mitarbeiter erfassen eine Bestellanforderung (BANF) (purchase_requests).
- Der zuständige Freigeber (z. B. Projektleiter oder Einkaufsleiter) erhält eine Aufgabe zur Prüfung.
- Erst nach Freigabe (Genehmigen) wird die Anforderung in eine aktive Lieferantenbestellung konvertiert.

7. Berechtigungen im Einkauf

Über das Rollen- und Rechtesystem von hwr steuern Sie den Zugriff:

purchases:view: Kann Bestellungen und Bestellanforderungen ansehen.
purchases:edit: Kann Bestellungen und Bestellanforderungen anlegen und bearbeiten.
purchases:approve: Kann Bestellanforderungen prüfen, genehmigen oder ablehnen.
suppliers:view: Kann Lieferantenstammdaten und Konditionen einsehen.
suppliers:edit: Kann Lieferanten neu anlegen und bearbeiten.