E-Mail-Versand & Benachrichtigungen (SMTP)

Das Benachrichtigungssystem von hwr.manager stellt sicher, dass Mitarbeiter und Kunden stets über wichtige Vorgänge informiert sind – ohne dass Postfächer durch Routine-Klicks überflutet werden.

Es unterscheidet strikt zwischen In-App-Meldungen (75vh-Benachrichtigungscenter im Header & Mobile-App) und E-Mail-Zustellungen und erlaubt sowohl einen zentralen Plattform-Versand als auch den Versand über den eigenen Mailserver des Handwerksbetriebs (SMTP).

1. Das 2-Kanal-Benachrichtigungskonzept

Kanal	Zweck & Verhalten	Typische Ereignisse
In-App (Glockensymbol)	Sofortige Übersicht im System und in der mobilen App. Roter Zähler-Badge im Header.	Statuswechsel, Zuweisungen, neue Kommentare, Wareneingänge, Urlaubsfreigaben.
E-Mail (SMTP)	Zustellung ins Postfach für abwesende Kollegen oder formelle Kundenkommunikation.	Neue Kundenanfragen, Zuweisung wichtiger Tickets, Notfälle, Statusberichte.

2. Das dynamische 75vh-Benachrichtigungscenter

Im Header von hwr.manager öffnet das Glockensymbol ein optimiertes Benachrichtigungs-Flyout:

Optimierte Abmessungen (max-h-[75vh]): Das Menü nutzt maximal 75 % der vertikalen Bildschirmhöhe mit reibungslosem internem Scrollen, sodass der Seitenkontext niemals verloren geht.
Ungelesen-zuerst-Sortierung (unread-first): Ungelesene Benachrichtigungen werden optisch hervorgehoben und an oberster Stelle gruppiert.
1-Klick-Navigation: Ein Klick auf eine Nachricht springt direkt zum betroffenen Datensatz (z. B. Auftrag, Service-Ticket, Wareneingang oder Zeiterfassung).
Automatisches Gelesen-Markieren: Einzelne Meldungen werden beim Anklicken automatisch als gelesen markiert.
Zentrale Bereinigung: Über die Aktionsleiste kann das gesamte Postfach mit „Alle als gelesen markieren“ oder „Gelesene Meldungen entfernen“ bereinigt werden.

3. Betriebseigener SMTP-Server (Mandantenversand)

Damit E-Mails an Kunden und Partner im Namen Ihres eigenen Betriebs (z. B. service@mueller-haustechnik.de) und nicht über eine generische Systemadresse verschickt werden, kann jeder Betrieb seinen eigenen Mailserver hinterlegen.

Einrichtung unter Einstellungen > Benachrichtigungen

Navigieren Sie im Hauptmenü zu Einstellungen und wählen Sie Benachrichtigungen (/settings/notifications).
Aktivieren Sie den Schalter „Eigenen Mailserver (SMTP) verwenden“.
Hinterlegen Sie die Zugangsdaten Ihres E-Mail-Providers:
- SMTP-Server / Host: Der Postausgangsserver Ihres Anbieters (z. B. smtp.ionos.de, smtp.strato.de, smtp.office365.com).
- Port: In der Regel 587 (für STARTTLS) oder 465 (für direktes SSL/TLS).
- SSL / TLS erzwingen: Bei Port 465 anhaken, bei Port 587 in der Regel unangehakt lassen.
- Benutzername / E-Mail: Ihre Anmelde-Adresse beim Provider.
- Passwort: Ihr E-Mail-Kennwort bzw. ein anwendungsspezifisches App-Passwort.
- Absender-E-Mail & Name: Die Adresse und der Absendername, die beim Kunden im Mailprogramm angezeigt werden sollen (z. B. „Müller Haustechnik Kundenservice“).
Verbindung testen:
- Tragen Sie im Testfeld Ihre eigene E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Test-Mail senden.
- Das System prüft die Verbindung live und sendet eine Bestätigungsnachricht.
Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Automatischer Standard-Fallback

Bleibt der Schalter deaktiviert, übernimmt automatisch der zentrale Postausgangsserver von hwr den Versand. Dabei wird als Antwortadresse (Reply-To) stets die E-Mail-Adresse Ihres Betriebs gesetzt – Kundenantworten landen somit zuverlässig in Ihrem Büro.

4. Typische Provider-Einstellungen

Anbieter	SMTP-Host	Port	SSL/TLS-Haken	Besonderheiten
IONOS (1&1)	`smtp.ionos.de`	`587`	Nein (STARTTLS)	Standard-Mailpasswort verwenden.
Strato	`smtp.strato.de`	`465`	Ja	Postfach-Passwort verwenden.
Microsoft 365	`smtp.office365.com`	`587`	Nein (STARTTLS)	Authentifiziertes SMTP in M365 Admin aktivieren oder App-Passwort nutzen.
Google Workspace	`smtp.gmail.com`	`587`	Nein (STARTTLS)	2FA erforderlich + Google „App-Passwort“ generieren.
All-Inkl	`<ihr-server>.kasserver.com`	`587`	Nein (STARTTLS)	Servername aus KAS Übersicht entnehmen.

5. Schutz vor E-Mail-Fluten

Um das Postfach des Teams sauber zu halten, greifen mehrere Drosselungs- und Schutzmechanismen:

Keine E-Mail bei reinen Statusklicks

Reine Statuswechsel (z. B. von „Offen“ auf „In Bearbeitung“) erscheinen nur im In-App-Benachrichtigungscenter und im Ticket-Verlauf, lösen jedoch keine E-Mail aus. Eine E-Mail geht erst raus, wenn ein Teammitglied eine inhaltliche Nachricht oder eine Abschlussnotiz formuliert.

Checkbox im Nachrichten-Composer

Unter dem Eingabefeld im Ticket befindet sich die Option: [x] Beteiligte per E-Mail informieren

Wird nur eine kurze interne Notiz erfasst („Kunde telefonisch nicht erreicht, Rückruf für 15:00 Uhr vereinbart“), kann der Haken abgewählt werden. Der Eintrag wird im Ticket dokumentiert, ohne dass die Kollegen mit einer E-Mail gestört werden.

Notfall-Bypass

Hat ein Ticket die Priorität „Notfall / Sofort“, greift keine Zurückhaltung: Alle zugewiesenen Mitarbeiter und Teilnehmer erhalten die Alarm-Mitteilung sofort per E-Mail und Push.

6. Persönliche Benachrichtigungseinstellungen (`/profile`)

Jeder Mitarbeiter kann in seinem Profil (Mein Profil > Basisdaten bearbeiten) individuell festlegen, welche Kanäle und Frequenzen genutzt werden sollen:

In-App Benachrichtigungen

[x] Bei Ticket-Zuweisung & Teilnahme
[x] Bei neuen Kommentaren & Diskussionen
[x] Bei Status- & Prioritätsänderungen
[x] Bei eingetroffenem Material für eigene Aufträge

E-Mail-Frequenz

Sofort bei jedem Ereignis: Unmittelbare Zustellung jeder neuen Nachricht.
Einmal täglich zu Dienstbeginn (Tagesbriefing): Fasst alle offenen Tickets, Neuerungen und Termine in einer morgendlichen E-Mail zusammen.
Keine E-Mails: Komplett lautlos – alle Informationen verbleiben im In-App-Center.

7. Globaler Hauptversand (Superadmin)

Plattform-Administratoren verwalten unter Administration > E-Mail & System-Versand (/superadmin/emails) die zentrale E-Mail-Infrastruktur:

Globaler SMTP-Server: Zuständig für systemweite E-Mails wie Mitarbeiter-Einladungen, Passwort-Resets und Willkommens-Mails bei Neuregistrierung eines Betriebs.
E-Mail Vorlagen (Templates): Zentrale Anpassung von Betreffzeilen, Textbausteinen, Button-Beschriftungen und Akzentfarben für alle automatisierten E-Mails.

8. Logistische Benachrichtigungsereignisse

Neben Service- und Ticket-Meldungen informiert das Benachrichtigungssystem automatisch über logistische Kernprozesse:

Ereignis	Empfänger	Kanal	Inhalt der Meldung
Wareneingang gebucht	Zugewiesene Techniker des Auftrags	In-App (Glocke) & Mobile App	„Material eingetroffen: Materiallieferung für Auftrag #1042 (Lieferant) wurde im Lager bereitgestellt.“
Materialbedarf / Fehlmenge gemeldet	Disponenten & Einkäufer	In-App (Glocke)	„Neuer Materialbedarf: Max Mustermann benötigt 5x Artikel XY für Auftrag #1042.“
Freigabe genehmigt / abgelehnt	Anfordernder Mitarbeiter	In-App (Glocke) & E-Mail	„Deine Bestellanforderung ANF-2026-0012 wurde genehmigt.“
Mindestbestand unterschritten	Lagerverantwortliche	In-App (Glocke) & E-Mail	„Mindestbestand unterschritten: Artikel XY hat nur noch 2 Stk (Soll: 10 Stk).“